Como lançar uma compra (entrada de mercadoria)

Para lançar uma compra no CNOTAS, vá em Estoque › Compras, clique no botão + (Lançar compra) e escolha de onde vêm os produtos: das notas destinadas, do arquivo XML da nota ou à mão. Ligue cada item ao seu produto, confira a quantidade e o custo e clique em Confirmar a compra. O estoque sobe na hora, e as parcelas vão para Financeiro › Compras a aprovar, onde viram contas a pagar.

#Os três jeitos de lançar

Ao clicar no +, abre a janela Como vai lançar a compra?. Aperte 1, 2 ou 3 para escolher:

Os três caminhos abrem a mesma página da compra. Cada mudança é guardada na hora: no alto aparece Tudo guardado · pode sair e voltar depois.

#Antes de começar

• O fornecedor precisa estar ativo. Na compra pela nota, dá para cadastrar o fornecedor ali mesmo, com os dados da nota. Na compra à mão, cadastre antes em Estoque › Fornecedores (veja como cadastrar fornecedor).
• O produto que chegou pela primeira vez pode ser cadastrado de dentro da compra, já preenchido com os dados da nota.
• O regime tributário da empresa precisa estar definido para os impostos da entrada saírem completos (veja regime tributário). Sem ele, a compra é confirmada do mesmo jeito.

#Pela nota do fornecedor (XML ou nota destinada)

1. Em Estoque › Compras, clique no + e escolha Buscar nas notas destinadas ou Importar o XML da nota.
2. Na nota destinada, clique em Lançar compra na linha da nota. No XML, escolha o arquivo.
3. Confira o Fornecedor no alto. Se ele ainda não tem cadastro, clique em Cadastrar com os dados da nota (ou em Escolher outro, se ele já existe com outro nome).
4. Em cada item que mostra Falta dizer qual é o seu produto, clique em Escolher o meu produto (tecla L) e busque pelo nome, código ou código de barras. Se o produto é novo, clique em Cadastrar como produto novo (tecla N).
5. Se o fornecedor vendeu em caixa ou pacote, abra Detalhe no item e acerte o fator (veja abaixo).
6. Se quiser mudar o preço de venda, digite o novo na coluna Preço de venda. Vazio, o preço não muda.
7. Clique em Confirmar a compra no rodapé, ou aperte Ctrl+Enter (no Mac, ⌘+Enter).

Cada linha mostra, lado a lado, Da nota (o que o fornecedor escreveu), No seu estoque (o seu produto ligado), quantas peças Entra e o Preço de venda. Embaixo do produto aparece o estoque de hoje e como fica depois da compra.

#Ligar o item da nota ao seu produto

O código do fornecedor quase nunca é o mesmo da sua loja. Por isso cada item da nota precisa ser ligado ao seu produto uma vez. Depois de confirmar, o CNOTAS lembra a ligação: a próxima nota deste fornecedor já vem ligada.

O CNOTAS liga sozinho quando já conhece o item deste fornecedor ou quando acha o produto pelo código de barras. O jeito como foi ligado aparece na linha:

Para achar rápido o que falta, use o filtro Mostrar: Faltam ligar, Todos, Código fiscal (NCM) diferente, Custo subiu e Preço novo.

Produto novo: o Cadastrar como produto novo abre o cadastro do produto já preenchido com a descrição, o NCM, a unidade, o código de barras, o custo e um preço de venda sugerido. Complete o que faltar (grade, foto, categoria) e salve: você volta para a compra e o item já fica ligado. O passo a passo do cadastro está em como cadastrar um produto.

Produto com tamanho e cor: ao ligar, o CNOTAS pergunta Qual tamanho/cor veio nesta linha da nota?. Escolha a combinação certa.

#O fator (caixa, pacote, fardo)

O fator diz quantas das suas peças vêm em 1 unidade do fornecedor. Abra Detalhe no item:

Exemplo: a nota tem 3 CX a R$ 120,00 e o fator é 12. Entram 36 peças no estoque, e cada uma sai a R$ 10,00.

#À mão (sem nota)

1. Em Estoque › Compras, clique no + e escolha Lançar à mão (sem nota).
2. No alto, escolha o Fornecedor (quem vendeu). Se tiver, preencha o Nº da nota e confira Chegou em.
3. No campo Pôr produto, bipe o código ou busque pelo nome do produto. Cada produto entra com 1.
4. Na linha, acerte a Quantidade e o Custo de cada. Se quiser, digite o Preço de venda (novo).
5. Repita para cada produto e clique em Confirmar a compra.

• Produto com tamanho e cor: ao escolher, abre a grade. Diga quantas chegaram de cada combinação e o Custo de cada peça, e clique em Pôr na compra.
• Veio em caixa ou pacote? Clique em Converter unidade na linha, informe a unidade do fornecedor (CX, PCT…) e quantas peças vêm em cada uma. A quantidade e o custo da linha passam a ser por caixa. Na próxima compra do mesmo fornecedor, a conversão aparece como sugerida pela última compra.
• Errou o produto? Clique na lixeira da linha. O produto sai da compra e aparece Desfazer por alguns segundos.

#Natureza, onde entra e o custo

Embaixo do fornecedor, uma frase resume a compra: "Entra como Compra para revenda, no estoque da loja e das notas, e o custo passa a ser o desta compra". Para mudar, clique em Mudar.

#Confirmar a compra

Ao clicar em Confirmar a compra, abre uma janela com:

• Chegou em: o dia em que a mercadoria chegou. Não pode ser depois de hoje. Na compra à mão, ela vem do alto da página.
• Observação: opcional, até 1.000 letras.
• Ao confirmar: o resumo em palavras (quantas peças entram, quantos custos e preços mudam e quantas parcelas vão esperar o financeiro).

Clique em Confirmar a compra de novo (ou Ctrl+Enter). Aparece "Compra nº … lançada: o estoque já subiu. As contas vão para o Financeiro › Compras a aprovar".

Enquanto falta algo, o rodapé mostra o que é, e um clique leva até o lugar: Falta o fornecedor, Falta ligar N itens ao seu produto, Ponha os produtos que chegaram ou Falta o custo de algum produto.

#As contas a pagar (Compras a aprovar)

A compra confirmada não cai direto no Contas a pagar. As parcelas ficam esperando em Financeiro › Compras a aprovar, para quem cuida do dinheiro conferir com o boleto:

1. Abra Financeiro › Compras a aprovar e clique na compra.
2. Confira o Vencimento, o Valor, o Mês de referência e a Categoria de cada parcela. Elas vêm da nota do fornecedor; se a nota não trouxe parcelas, vem uma só, com o total, para daqui a 30 dias.
3. Para repartir, use Desdobrar em … vezes, a cada … dias. Se a soma não fechar, clique em Acertar a diferença na última parcela.
4. Pagou uma parte na hora? Ligue Pagar uma parte agora e informe Quanto e Pago em.
5. Clique em Aprovar e lançar no Contas a pagar (ou Aprovar e pagar agora).

Enquanto espera, a compra aparece na lista com Aguardando o Financeiro na coluna Pagamento, e o filtro Contas a aprovar mostra só essas. O resto do pagamento está em contas a pagar.

#Depois de confirmar

A compra confirmada ganha um número e não se altera mais: só se vê e, se preciso, se cancela. Na lista de Compras, em Ações de cada compra:

• Imprimir as etiquetas: abre as etiquetas já com a quantidade que chegou de cada item. Veja como imprimir etiquetas.
• Cancelar a compra: pede o motivo. O estoque dos produtos sai e as contas a pagar em aberto desta compra são canceladas. O custo dos produtos fica como está. A compra que veio da nota destinada volta para Notas destinadas › A lançar.
• Histórico: quem lançou e quem mexeu.

Desistiu de uma compra que ainda está lançando? Na lista, em Ações, clique em Descartar a compra (ou, dentro dela, em Mais › Descartar esta compra). Nada entra no estoque. A nota volta para A lançar e pode ser importada de novo.

#Quem pode lançar

Sem a permissão, o botão mostra (pede a senha): alguém que pode autoriza com o próprio usuário e senha. Veja liberação por senha e níveis de acesso.

#Mensagens de erro mais comuns

#Perguntas frequentes

#Como dar entrada na nota do fornecedor no CNOTAS?

Em Estoque › Compras, clique no + e escolha Buscar nas notas destinadas ou Importar o XML da nota. Ligue cada item da nota ao seu produto, confira o custo e clique em Confirmar a compra. O estoque sobe na hora.

#Dá para lançar uma compra sem nota fiscal?

Sim. No + de Compras, escolha Lançar à mão (sem nota). Escolha o fornecedor, ponha os produtos que chegaram com a quantidade e o custo e confirme. A compra à mão entra só no estoque da loja.

#Por que a compra não apareceu no Contas a pagar?

Porque a compra confirmada espera o financeiro. As parcelas ficam em Financeiro › Compras a aprovar até alguém conferir o vencimento e clicar em Aprovar e lançar no Contas a pagar.

#O fornecedor vende em caixa e eu vendo por unidade. Como lanço?

Informe o fator, que é quantas peças vêm em uma caixa. Com 3 caixas de 12, entram 36 peças no estoque, e o custo de cada peça é calculado sozinho. Na próxima nota do mesmo fornecedor, o fator já vem preenchido.

#Posso parar no meio e terminar a compra depois?

Pode. Tudo vai sendo guardado enquanto você mexe. A compra fica no alto da lista de Compras com o selo Lançando até você confirmar ou descartar.