# Como lançar uma compra (entrada de mercadoria) > Passo a passo para dar entrada na mercadoria do fornecedor em Estoque › Compras, pelo XML, pela nota destinada ou à mão, com fator, custo, preço e contas a pagar. Fonte: https://cnotas.com.br/ajuda/lancar-compra · Atualizado em 2026-11-01 · Equipe CNOTAS Para lançar uma compra no CNOTAS, vá em **Estoque › Compras**, clique no botão **+** (Lançar compra) e escolha de onde vêm os produtos: das notas destinadas, do arquivo XML da nota ou à mão. Ligue cada item ao seu produto, confira a quantidade e o custo e clique em **Confirmar a compra**. O estoque sobe na hora, e as parcelas vão para **Financeiro › Compras a aprovar**, onde viram contas a pagar. ## Os três jeitos de lançar Ao clicar no **+**, abre a janela **Como vai lançar a compra?**. Aperte `1`, `2` ou `3` para escolher: | Tecla | Opção | Quando usar | |---|---|---| | `1` | **Buscar nas notas destinadas** | A nota que o fornecedor emitiu para o CNPJ da loja já chegou da SEFAZ. Veja [como importar as notas que os fornecedores emitiram](https://cnotas.com.br/ajuda/notas-destinadas). | | `2` | **Importar o XML da nota** | O fornecedor mandou o arquivo .xml (por e-mail, por exemplo). Dá para escolher vários de uma vez. | | `3` | **Lançar à mão (sem nota)** | A mercadoria chegou sem nota eletrônica. Você escolhe o fornecedor e os produtos. | Os três caminhos abrem a **mesma página** da compra. Cada mudança é guardada na hora: no alto aparece **Tudo guardado · pode sair e voltar depois**. > **Dica:** Tem o arquivo XML no computador? Arraste e solte o arquivo em cima da lista de Compras. Com um arquivo só, a compra já abre. Com vários, eles ficam na lista com o selo **Lançando**. ![Janela Como vai lançar a compra? do CNOTAS com as opções 1 Buscar nas notas destinadas, 2 Importar o XML da nota e 3 Lançar à mão](https://cnotas.com.br/imagens/ajuda/estoque-e-compras/lancar-compra-cnotas-como-vai-lancar.webp) ## Antes de começar - **O fornecedor precisa estar ativo.** Na compra pela nota, dá para cadastrar o fornecedor ali mesmo, com os dados da nota. Na compra à mão, cadastre antes em **Estoque › Fornecedores** (veja [como cadastrar fornecedor](https://cnotas.com.br/ajuda/cadastrar-fornecedor)). - **O produto que chegou pela primeira vez** pode ser cadastrado de dentro da compra, já preenchido com os dados da nota. - **O regime tributário da empresa** precisa estar definido para os impostos da entrada saírem completos (veja [regime tributário](https://cnotas.com.br/ajuda/regime-tributario)). Sem ele, a compra é confirmada do mesmo jeito. ## Pela nota do fornecedor (XML ou nota destinada) 1. Em **Estoque › Compras**, clique no **+** e escolha **Buscar nas notas destinadas** ou **Importar o XML da nota**. 2. Na nota destinada, clique em **Lançar compra** na linha da nota. No XML, escolha o arquivo. 3. Confira o **Fornecedor** no alto. Se ele ainda não tem cadastro, clique em **Cadastrar com os dados da nota** (ou em **Escolher outro**, se ele já existe com outro nome). 4. Em cada item que mostra **Falta dizer qual é o seu produto**, clique em **Escolher o meu produto** (tecla `L`) e busque pelo nome, código ou código de barras. Se o produto é novo, clique em **Cadastrar como produto novo** (tecla `N`). 5. Se o fornecedor vendeu em caixa ou pacote, abra **Detalhe** no item e acerte o fator (veja abaixo). 6. Se quiser mudar o preço de venda, digite o novo na coluna **Preço de venda**. Vazio, o preço não muda. 7. Clique em **Confirmar a compra** no rodapé, ou aperte `Ctrl`+`Enter` (no Mac, `⌘`+`Enter`). Cada linha mostra, lado a lado, **Da nota** (o que o fornecedor escreveu), **No seu estoque** (o seu produto ligado), quantas peças **Entra** e o **Preço de venda**. Embaixo do produto aparece o estoque de hoje e como fica depois da compra. ![Página da compra pela nota no CNOTAS com as colunas Da nota, No seu estoque, Entra e Preço de venda, um item ligado e o botão Confirmar a compra](https://cnotas.com.br/imagens/ajuda/estoque-e-compras/lancar-compra-cnotas-compra-pela-nota.webp) ### Ligar o item da nota ao seu produto O código do fornecedor quase nunca é o mesmo da sua loja. Por isso cada item da nota precisa ser ligado ao seu produto uma vez. Depois de confirmar, o CNOTAS lembra a ligação: **a próxima nota deste fornecedor já vem ligada**. O CNOTAS liga sozinho quando já conhece o item deste fornecedor ou quando acha o produto pelo código de barras. O jeito como foi ligado aparece na linha: | Aparece | O que quer dizer | |---|---| | **já conhecido deste fornecedor** | Ligado numa compra anterior deste fornecedor. | | **achado pelo código de barras** | O código de barras da nota é o mesmo de um produto seu. | | **ligado à mão** | Você escolheu o produto. | Para achar rápido o que falta, use o filtro **Mostrar**: **Faltam ligar**, **Todos**, **Código fiscal (NCM) diferente**, **Custo subiu** e **Preço novo**. > **Atenção:** O NCM da nota é diferente do NCM do seu cadastro? A linha ganha um aviso. Pode ser o produto errado ou o cadastro desatualizado: confira antes de confirmar. Na dúvida sobre qual NCM vale, fale com a sua contabilidade. **Produto novo:** o **Cadastrar como produto novo** abre o cadastro do produto já preenchido com a descrição, o NCM, a unidade, o código de barras, o custo e um preço de venda sugerido. Complete o que faltar (grade, foto, categoria) e salve: você volta para a compra e o item já fica ligado. O passo a passo do cadastro está em [como cadastrar um produto](https://cnotas.com.br/ajuda/cadastrar-produto). **Produto com tamanho e cor:** ao ligar, o CNOTAS pergunta **Qual tamanho/cor veio nesta linha da nota?**. Escolha a combinação certa. ### O fator (caixa, pacote, fardo) O fator diz **quantas das suas peças vêm em 1 unidade do fornecedor**. Abra **Detalhe** no item: | Campo | O que colocar | |---|---| | **Quantas peças vêm em 1 CX?** | A caixa com 12 = 12. Se o fornecedor vende por peça, fica 1. | | **Custo de 1 CX do fornecedor** | Já vem da nota, com o desconto, o frete, o IPI e o ST rateados. O CNOTAS mostra quanto sai cada peça. | Exemplo: a nota tem 3 CX a R$ 120,00 e o fator é 12. Entram 36 peças no estoque, e cada uma sai a R$ 10,00. ## À mão (sem nota) 1. Em **Estoque › Compras**, clique no **+** e escolha **Lançar à mão (sem nota)**. 2. No alto, escolha o **Fornecedor** (quem vendeu). Se tiver, preencha o **Nº da nota** e confira **Chegou em**. 3. No campo **Pôr produto**, bipe o código ou busque pelo nome do produto. Cada produto entra com 1. 4. Na linha, acerte a **Quantidade** e o **Custo de cada**. Se quiser, digite o **Preço de venda (novo)**. 5. Repita para cada produto e clique em **Confirmar a compra**. - **Produto com tamanho e cor:** ao escolher, abre a grade. Diga quantas chegaram de cada combinação e o **Custo de cada peça**, e clique em **Pôr na compra**. - **Veio em caixa ou pacote?** Clique em **Converter unidade** na linha, informe a unidade do fornecedor (CX, PCT…) e quantas peças vêm em cada uma. A quantidade e o custo da linha passam a ser por caixa. Na próxima compra do mesmo fornecedor, a conversão aparece como **sugerida pela última compra**. - **Errou o produto?** Clique na lixeira da linha. O produto sai da compra e aparece **Desfazer** por alguns segundos. > **Importante:** A compra à mão entra só no **estoque da loja**. O estoque das notas fiscais (o do contador) só muda com nota. Veja [por que o estoque da loja e o das notas são diferentes](https://cnotas.com.br/ajuda/estoque-gerencial-e-contabil). ## Natureza, onde entra e o custo Embaixo do fornecedor, uma frase resume a compra: "Entra como **Compra para revenda**, no estoque **da loja e das notas**, e o custo **passa a ser o desta compra**". Para mudar, clique em **Mudar**. | Campo | Opções | |---|---| | **Natureza** | O tipo de compra. Define os impostos que ficam registrados para o contador. O normal é **Compra para revenda**. Veja [naturezas de operação](https://cnotas.com.br/ajuda/naturezas-de-operacao). | | **Onde entra** | **Da loja e das notas (o normal)** · **Só da loja** · **Só das notas** (para acertar o estoque fiscal). Na compra à mão é sempre **Só da loja**. | | **Custo** | **Passa a ser o desta compra** · **A média com o que já tinha** · **Não muda o custo**. | > **Dica:** "A média com o que já tinha" mistura o custo de agora com o das peças que já estavam no estoque. Exemplo: 10 peças a R$ 8,00 no estoque e 10 novas a R$ 10,00 deixam o custo em R$ 9,00. ## Confirmar a compra Ao clicar em **Confirmar a compra**, abre uma janela com: - **Chegou em**: o dia em que a mercadoria chegou. Não pode ser depois de hoje. Na compra à mão, ela vem do alto da página. - **Observação**: opcional, até 1.000 letras. - **Ao confirmar**: o resumo em palavras (quantas peças entram, quantos custos e preços mudam e quantas parcelas vão esperar o financeiro). Clique em **Confirmar a compra** de novo (ou `Ctrl`+`Enter`). Aparece "Compra nº … lançada: o estoque já subiu. As contas vão para o Financeiro › Compras a aprovar". Enquanto falta algo, o rodapé mostra o que é, e um clique leva até o lugar: **Falta o fornecedor**, **Falta ligar N itens ao seu produto**, **Ponha os produtos que chegaram** ou **Falta o custo de algum produto**. > **Dica:** Quem lança a compra não decide sozinho? Na janela de confirmar, **Pedir aprovação pelo link** gera um link para quem decide aprovar pelo WhatsApp, sem entrar no sistema. O link vale 30 minutos e uma vez só. Quando a pessoa responde, você é avisado na compra. ![Janela Confirmar a compra do CNOTAS com Chegou em, o aviso das parcelas indo para Compras a aprovar, a Observação e o resumo Ao confirmar](https://cnotas.com.br/imagens/ajuda/estoque-e-compras/lancar-compra-cnotas-confirmar-a-compra.webp) ## As contas a pagar (Compras a aprovar) A compra confirmada **não cai direto no Contas a pagar**. As parcelas ficam esperando em **Financeiro › Compras a aprovar**, para quem cuida do dinheiro conferir com o boleto: 1. Abra **Financeiro › Compras a aprovar** e clique na compra. 2. Confira o **Vencimento**, o **Valor**, o **Mês de referência** e a **Categoria** de cada parcela. Elas vêm da nota do fornecedor; se a nota não trouxe parcelas, vem uma só, com o total, para daqui a 30 dias. 3. Para repartir, use **Desdobrar em … vezes, a cada … dias**. Se a soma não fechar, clique em **Acertar a diferença na última parcela**. 4. Pagou uma parte na hora? Ligue **Pagar uma parte agora** e informe **Quanto** e **Pago em**. 5. Clique em **Aprovar e lançar no Contas a pagar** (ou **Aprovar e pagar agora**). Enquanto espera, a compra aparece na lista com **Aguardando o Financeiro** na coluna **Pagamento**, e o filtro **Contas a aprovar** mostra só essas. O resto do pagamento está em [contas a pagar](https://cnotas.com.br/ajuda/contas-a-pagar). ## Depois de confirmar A compra confirmada ganha um número e **não se altera mais**: só se vê e, se preciso, se cancela. Na lista de **Compras**, em **Ações** de cada compra: - **Imprimir as etiquetas**: abre as etiquetas já com a quantidade que chegou de cada item. Veja [como imprimir etiquetas](https://cnotas.com.br/ajuda/imprimir-etiquetas). - **Cancelar a compra**: pede o motivo. O estoque dos produtos sai e as contas a pagar em aberto desta compra são canceladas. O custo dos produtos fica como está. A compra que veio da nota destinada volta para **Notas destinadas › A lançar**. - **Histórico**: quem lançou e quem mexeu. > **Atenção:** Compra com pagamento não se cancela. Estorne o pagamento antes, no Financeiro, e depois cancele a compra. Para devolver a mercadoria ao fornecedor com nota, veja [como devolver mercadoria ao fornecedor](https://cnotas.com.br/ajuda/devolucao-ao-fornecedor). **Desistiu de uma compra que ainda está lançando?** Na lista, em **Ações**, clique em **Descartar a compra** (ou, dentro dela, em **Mais › Descartar esta compra**). Nada entra no estoque. A nota volta para **A lançar** e pode ser importada de novo. ## Quem pode lançar | Ação | Permissão no nível de acesso | |---|---| | Ver as compras | Compras (ver) | | Mexer na compra que está lançando, inclusive a à mão | Compras › Importar nota como compra (XML ou SEFAZ) | | Confirmar a compra | A de cima e Compras (criar) | | Mudar o preço de venda na compra | Produtos › Alterar o preço | | Aprovar as contas | Financeiro (criar) | | Cancelar a compra | Compras (excluir) | Sem a permissão, o botão mostra **(pede a senha)**: alguém que pode autoriza com o próprio usuário e senha. Veja [liberação por senha](https://cnotas.com.br/ajuda/liberacao-por-senha) e [níveis de acesso](https://cnotas.com.br/ajuda/niveis-de-acesso). ## Mensagens de erro mais comuns | Mensagem | O que fazer | |---|---| | Esta nota foi cancelada pelo fornecedor na SEFAZ: ela não vale mais, então não vira compra nem conta a pagar. | A nota não vale. Fale com o fornecedor sobre a nota certa. | | Esta nota já virou a compra nº … | A nota já foi lançada. Abra a compra pelo número. | | O XML desta nota ainda não chegou da SEFAZ. Costuma chegar na próxima busca (de hora em hora): tente mais tarde. | Só o resumo chegou. Espere a próxima busca ou peça o XML ao fornecedor. | | Este arquivo não é de uma nota autorizada pela SEFAZ. Peça ao fornecedor o XML autorizado (o que tem o protocolo). | O arquivo é de uma nota que não foi autorizada. Peça o XML certo. | | Esta nota foi emitida para outra empresa (outro CNPJ), não para esta loja. | Confira se está na empresa certa do CNOTAS ou se o fornecedor errou o destinatário. | | Este arquivo não é o XML de uma nota fiscal (NF-e). | Escolha o arquivo .xml, não o PDF do DANFE. | | O arquivo passou de 2 MB: não parece o XML de uma nota. | Confira se escolheu o arquivo certo. | | O fornecedor não está mais ativo: escolha outro (ou reative o cadastro dele). | Reative o fornecedor em **Estoque › Fornecedores** ou escolha outro. | | Este produto tem grade: escolha o tamanho e a cor. | Ligue o item à combinação certa (tamanho e cor). | | A data em que chegou não pode ser depois de hoje | Corrija **Chegou em**. | | Esta compra já tem pagamento. Antes de cancelar, estorne o pagamento. | Estorne o pagamento no Financeiro e cancele de novo. | | O serviço das notas não respondeu agora. Tente de novo em instantes — as notas não sumiram. | Espere um pouco e tente de novo. | ## Perguntas frequentes ### Como dar entrada na nota do fornecedor no CNOTAS? Em Estoque › Compras, clique no + e escolha Buscar nas notas destinadas ou Importar o XML da nota. Ligue cada item da nota ao seu produto, confira o custo e clique em Confirmar a compra. O estoque sobe na hora. ### Dá para lançar uma compra sem nota fiscal? Sim. No + de Compras, escolha Lançar à mão (sem nota). Escolha o fornecedor, ponha os produtos que chegaram com a quantidade e o custo e confirme. A compra à mão entra só no estoque da loja. ### Por que a compra não apareceu no Contas a pagar? Porque a compra confirmada espera o financeiro. As parcelas ficam em Financeiro › Compras a aprovar até alguém conferir o vencimento e clicar em Aprovar e lançar no Contas a pagar. ### O fornecedor vende em caixa e eu vendo por unidade. Como lanço? Informe o fator, que é quantas peças vêm em uma caixa. Com 3 caixas de 12, entram 36 peças no estoque, e o custo de cada peça é calculado sozinho. Na próxima nota do mesmo fornecedor, o fator já vem preenchido. ### Posso parar no meio e terminar a compra depois? Pode. Tudo vai sendo guardado enquanto você mexe. A compra fica no alto da lista de Compras com o selo Lançando até você confirmar ou descartar. --- O CNOTAS é um sistema de gestão (ERP) online com emissor de nota fiscal (NF-e e NFC-e), frente de caixa (PDV), controle de estoque com grade, condicional, compras e financeiro, desenvolvido pela EMS Tecnologia (no mercado desde 2008, criadora da Mheads). Teste grátis de 7 dias, sem cartão.