Como importar as notas que os fornecedores emitiram para a loja
As notas que os fornecedores emitem para o CNPJ da loja chegam sozinhas da SEFAZ em Estoque › Compras › Notas destinadas. Veja como lançar, esconder e baixar.
As notas fiscais que os fornecedores emitem para o CNPJ da sua loja chegam sozinhas ao CNOTAS, de hora em hora, e ficam em Estoque › Compras, na aba Notas destinadas. Para dar entrada na mercadoria, clique em Lançar compra na linha da nota: ela vira a compra, item por item, sem precisar baixar nem importar o XML.
Onde ficam
- No menu, abra Estoque › Compras.
- Clique na aba Notas destinadas.
Também dá para chegar pelo + da lista de Compras, na opção Buscar nas notas destinadas (tecla 1).
A lista abre na situação A lançar, de qualquer data: a nota do mês passado que ainda não foi lançada continua aparecendo.
Filtros da lista
| Filtro | Como funciona |
|---|---|
| Busca | Pelo nome do fornecedor ou pelo número da nota. O CNPJ não acha: digite o nome. |
| Situação | A lançar · Lançadas · A lançar e lançadas · Escondidas. Cada uma mostra quantas notas tem. |
| Emitida em | O período da emissão da nota. Qualquer data mostra todas. |
O que cada situação quer dizer
| Selo | O que é | O que fazer |
|---|---|---|
| A lançar | A nota chegou completa e ainda não virou compra nem conta. | Clique em Lançar compra (ou lance só no financeiro). |
| Só o resumo chegou | A SEFAZ mandou só o resumo. Os itens e o XML ainda estão chegando. | Espere a próxima busca, de hora em hora. |
| Virou compra | A nota já é uma compra no CNOTAS. | Clique no selo para abrir a compra. |
| No Financeiro | A nota foi lançada só como conta a pagar. | Veja em Financeiro › Contas a pagar. |
| Cancelada pelo fornecedor | O fornecedor cancelou a nota na SEFAZ. Fica em vermelho. | Ela não vale: não vira compra nem conta. |
| Negada pela SEFAZ | A SEFAZ negou a nota. | Ela não vale. |
| Escondida | Alguém tirou a nota da lista A lançar. | Para ver, filtre Escondidas. |
Se a sua empresa também lança as notas em outro sistema ligado à mesma conta, a nota lançada lá aparece como No ERP (compra) ou No ERP (contas).
Lançar a nota como compra (mercadoria)
- Na nota A lançar, clique em Lançar compra.
- A compra abre com os itens da nota. Ligue cada item ao seu produto, confira o custo e o fator.
- Clique em Confirmar a compra.
O passo a passo completo (ligar o item, fator de caixa, custo, preço e as contas a pagar) está em como lançar uma compra. Ao confirmar, a nota passa para Lançadas com o selo Virou compra.
Lançar só no financeiro (não é mercadoria)
Para a nota que não é mercadoria de revenda, como energia, serviço ou material de uso:
- Na nota, abra Ações e escolha Lançar só no financeiro (não é mercadoria).
- Confira o Fornecedor. Sem cadastro, clique em Cadastrar com os dados da nota ou, se ele já existe com outro nome, em Já tem cadastro com outro nome? Escolher.
- Escolha a Categoria (por exemplo, Energia, Aluguel, Material de limpeza). É o que faz o resultado (DRE) mostrar onde foi o dinheiro.
- Confira As parcelas: documento, vencimento e valor. A soma precisa fechar com o total da nota. Se a nota não trouxe parcelas, vem uma só, com o total.
- Clique em Lançar as contas a pagar (ou Ctrl+Enter; no Mac, ⌘+Enter).
A nota vira conta a pagar e não mexe no estoque. Veja contas a pagar.
Outras ações da nota
No botão Ações de cada nota:
| Ação | O que faz |
|---|---|
| Ver o DANFE | Abre a impressão da nota em PDF. |
| Baixar o XML (para o contador) | Baixa o arquivo .xml da nota. |
| Ver o que aconteceu com a nota | Mostra os eventos que chegaram com a nota, como o cancelamento ou a carta de correção. |
| Esconder esta nota | Tira a nota da lista A lançar. Pede o motivo, com pelo menos 15 letras e 3 palavras. |
| Mostrar de novo | Na nota escondida, devolve ela para A lançar. |
O DANFE, o XML e o lançamento só ficam disponíveis depois que o XML da nota chega.
A nota não apareceu
O CNOTAS busca as notas novas na SEFAZ de hora em hora. Se a nota de um fornecedor não apareceu:
- Confira o filtro: a nota pode estar em Escondidas ou fora do período escolhido.
- Veja o registro de cada busca em Estoque › Compras › Buscas na SEFAZ. O passo a passo está em buscas na SEFAZ.
- Tem o XML que o fornecedor mandou por e-mail? Importe o arquivo pelo + de Compras, opção Importar o XML da nota.
Quem pode usar
| Ação | Permissão no nível de acesso |
|---|---|
| Ver a lista, o DANFE e o XML | Compras › Notas de entrada (ver) |
| Esconder e mostrar de novo | Compras › Notas de entrada (editar) |
| Lançar compra | Compras › Importar nota como compra (XML ou SEFAZ) |
| Lançar só no financeiro | Financeiro (criar) |
Sem a permissão, a opção mostra (pede a senha): quem pode autoriza com o próprio usuário e senha. Veja liberação por senha.
Mensagens de erro mais comuns
| Mensagem | O que fazer |
|---|---|
| Esta nota foi cancelada pelo fornecedor na SEFAZ: ela não vale mais, então não vira compra nem conta a pagar. | A nota não vale. Fale com o fornecedor. |
| Esta nota já virou a compra nº … | A nota já foi lançada. Clique em Abrir a compra. |
| Esta nota já foi lançada aqui. | Ela já virou conta a pagar. Procure em Financeiro › Contas a pagar. |
| O XML desta nota ainda não chegou da SEFAZ. Costuma chegar na próxima busca (de hora em hora): tente mais tarde. | Espere a próxima busca ou importe o XML que o fornecedor mandou. |
| Esta nota está escondida: mostre de novo antes | Em Ações, clique em Mostrar de novo. |
| Escreva o motivo com pelo menos 15 letras e 3 palavras | Explique melhor por que está escondendo a nota. |
| O serviço das notas não respondeu agora. Tente de novo em instantes — as notas não sumiram. | Espere um pouco e atualize a lista. |
Perguntas frequentes
Onde ficam as notas que o fornecedor emitiu para a minha loja no CNOTAS?
Em Estoque › Compras, na aba Notas destinadas. Elas chegam sozinhas da SEFAZ, de hora em hora. As que ainda não foram lançadas ficam na situação A lançar.
Preciso baixar o XML da nota do fornecedor para lançar a compra?
Não. Na nota destinada, clique em Lançar compra e a nota vira a compra, item por item. O XML só precisa ser importado à mão quando a nota não aparece na lista.
A nota é de luz, serviço ou material de uso. Como lanço sem mexer no estoque?
Na nota, abra Ações e escolha Lançar só no financeiro (não é mercadoria). Ela vira conta a pagar na categoria que você escolher e não mexe no estoque.
Por que a nota aparece como Só o resumo chegou?
A SEFAZ mandou primeiro o resumo da nota, sem os itens nem o XML. O resto costuma chegar na próxima busca, que é de hora em hora. Até lá, a nota não pode ser lançada.
Dá para tirar da lista uma nota que não é da loja?
Sim. Em Ações, escolha Esconder esta nota e escreva o motivo, com pelo menos 15 letras e 3 palavras. Ela vai para a situação Escondidas e pode ser mostrada de novo.
Não encontrou o que procurava?
Busque outro assunto na central de ajuda.
Usa o CNOTAS? Fale com o suporte em Ajuda e suporte, dentro do sistema.
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