Níveis de acesso: por que cada funcionário da loja deve ter o seu

Nível de acesso é o conjunto de telas e ações que um usuário pode usar no sistema. Funciona como o crachá do funcionário: diz em que portas ele entra.

#Por que dar níveis de acesso diferentes na loja?

Porque cada função usa só uma parte do sistema, e o resto vira risco de erro. Quem atende no salão não precisa mudar preço, e quem confere o estoque não precisa cancelar venda.

Separar o acesso protege quatro coisas:

• A margem: o desconto e o preço de venda seguem uma regra, e não a pressa do momento.
• O caixa: cada venda, sangria e recebimento fica no nome de quem fez.
• O cadastro: preço, custo e estoque mudam só pela mão de quem responde por eles.
• Os dados da loja: o certificado digital e os dados da empresa ficam com quem administra, e o custo das peças fica com quem compra e define o preço.

Nada disso trata a equipe como suspeita. É o mesmo princípio da chave da loja: quem abre a porta tem a chave, e quem não abre não precisa dela.

#O problema do login compartilhado

Com uma senha só para todos, cada desconto, cancelamento e ajuste de estoque é "da loja". Ninguém sabe quem fez, e a dúvida cai sobre todos ao mesmo tempo.

O login compartilhado também esconde o erro honesto. Se uma peça some do estoque, não dá para saber se foi um ajuste digitado errado ou uma venda lançada no tamanho trocado. A falta no estoque nem sempre é furto, como mostra o post sobre o balanço de estoque sem fechar a loja. Mas, sem o nome de quem fez, você não tem por onde começar.

Com um login por pessoa, o funcionário ganha uma proteção. O que ele fez está no nome dele, e o que outra pessoa fez não cai na conta dele.

#O que cada função precisa ver

Cada função precisa do que usa no dia a dia, e de nada além disso. A tabela abaixo é uma sugestão para uma loja de varejo; ajuste à rotina da sua.

O ponto principal é o custo. Quem vê o custo de cada peça sabe a margem da loja inteira. Por isso o custo das peças fica com quem compra e define o preço.

O certificado digital é o outro ponto. Ele assina as notas fiscais da loja, então fica só com quem administra.

#Desconto além do combinado: o limite de cada um

O desconto é onde a margem vaza sem barulho. Ninguém percebe um desconto a mais numa venda, só no fim do mês. Quase sempre é boa vontade: a vendedora quer fechar a venda, e a cliente pede um pouco mais. A saída é um limite por pessoa, com a autorização na hora para a exceção.

Exemplo: uma loja de roupas tem a dona e uma vendedora. A loja dá até 5% de desconto, e a vendedora não tem nada além disso.

• Uma venda de R$ 240,00 com 5% de desconto dá R$ 12,00 de desconto. A cliente paga R$ 228,00, e a venda sai sozinha.
• A cliente pede 15%. Isso dá R$ 36,00 de desconto, e a cliente pagaria R$ 204,00. Passa do limite: o sistema pede a senha da dona, que decide ali.

Agora pense nesse desconto de 15% dado de boa-fé, sem passar pela dona, três vezes por semana. A diferença por venda é de R$ 24,00 (R$ 36,00 menos R$ 12,00).

Os números são de um exemplo, não uma estatística. A conta serve para mostrar o tamanho do vazamento na sua loja: troque pelos seus valores.

Repare que a regra não trava a venda. A cliente que pede 15% pode levar com 15%, se a dona achar que vale. O que muda é que alguém decidiu, e a decisão ficou registrada.

#Loja com duas pessoas precisa de níveis de acesso?

Sim. A dona sai, folga ou fica doente, e a vendedora fica sozinha com o caixa. O nível define o que ela resolve sem ligar para ninguém.

Pense num sábado em que a dona não vai à loja. A vendedora abre, vende e fecha. Com login próprio, a dona vê na segunda o que aconteceu, venda por venda e pessoa por pessoa. Sem login próprio, ela vê só o total, e qualquer diferença vira conversa difícil.

A loja com poucas pessoas é justamente a que mais depende de uma só. Por isso a regra escrita faz ainda mais diferença.

#Quando alguém sai ou muda de função

O acesso acompanha a função. Ele muda no dia da mudança e sai no dia da saída, sem apagar o histórico.

A vendedora que passa a cuidar também do caixa ganha o acesso do caixa naquele dia. O funcionário que sai da loja perde o acesso no último dia de trabalho. O histórico do que ele fez continua no sistema, para consulta.

Deixar um login antigo ativo "por via das dúvidas" é o mesmo que não pegar de volta a chave da loja.

#Por onde começar amanhã

Comece pela lista das funções, não pela tela do sistema. São cinco passos:

1. Liste as funções da loja: caixa, vendedora, estoque, financeiro e quem administra. Uma pessoa pode ter duas.
2. Decida quem vê o custo das peças. Em geral, quem define o preço e quem compra.
3. Defina até quanto cada um dá de desconto sozinho.
4. Escolha quem autoriza a exceção quando o desconto passa do limite.
5. Dê um login para cada pessoa, com o e-mail dela, e aposente a senha compartilhada.

Se você ainda está escolhendo o caixa da loja, ponha "cada vendedor tem o próprio acesso?" na lista de perguntas. O post sobre o que conferir num PDV gratuito traz as outras. A diferença entre o caixa e o resto da gestão da loja está no post sobre o que é ERP (o sistema de gestão).

#Como o CNOTAS separa o acesso de cada funcionário

No CNOTAS, os usuários são ilimitados em todos os planos. Cada pessoa entra com o próprio e-mail, que é o login dela, e cada venda e alteração fica registrada com quem fez. O convite está em como convidar um funcionário.

#Os níveis e as quatro posições

A empresa nasce com o Administrador e com quatro níveis sugeridos, desligados: Operador de caixa, Vendedor, Financeiro e Estoquista. O Vendedor e o Operador de caixa sugeridos não veem o custo dos produtos. O Estoquista vê o custo e ajusta o estoque, mas não muda o preço.

Em cada tela, o nível tem uma de quatro posições: Não usa (a tela nem aparece), Só olha, Usa e Tudo. Os níveis se somam, e dá para criar um do zero. O passo a passo está em como criar e ativar níveis de acesso.

#O desconto e a liberação por senha

O desconto da loja vale para todos, e o nível define quanto cada um dá a mais. Acima disso, o CNOTAS pede a senha de quem chega lá. O Administrador não tem limite. Vale na venda e na condicional, como explica o desconto na venda.

Na liberação por senha, outra pessoa com a permissão digita o próprio usuário e senha. A autorização vale para uma operação só, em até 10 minutos. Ela também serve para cancelar uma venda finalizada, mudar o preço de um produto ou fazer uma devolução fora do prazo. Fica registrado quem pediu, o que pediu e quem autorizou, em Configurações › Usuários › Liberações por senha.

#O caixa, o estoque e a saída

O caixa é de operação cega: quem está no PDV não vê quanto entrou. Cada lançamento fica no nome do operador, no movimento do dia. No estoque, cada ajuste guarda quem fez e o motivo, e a movimentação do produto filtra por pessoa.

Para trocar o nível de um funcionário, a mudança vale na hora, sem ele sair do sistema. Quem sai da loja é removido da empresa, perde o acesso na hora, e o histórico fica. O resumo de onde ficam os dados e quem vê o quê está na página de segurança e backup.