Balanço de estoque sem fechar a loja

#Por que contar o estoque

O estoque do sistema é uma conta: o que entrou menos o que saiu. Qualquer erro no caminho fica nessa conta para sempre, até alguém contar a prateleira.

E o erro aparece de várias formas na loja:

• A vendedora diz "tem sim" para a cliente, vai buscar e a calça 40 não está lá.
• A loja compra de novo uma peça que ainda tinha no depósito.
• O sistema mostra estoque negativo, porque saiu mais do que entrou.
• O lucro do mês parece bom, mas parte da mercadoria sumiu e ninguém viu.

Estoque é dinheiro parado. Se o sistema diz que a loja tem R$ 120 mil a custo na arara e, contando, tem R$ 114 mil, os R$ 6 mil de diferença são perda que não estava em lugar nenhum.

#Por que contar às cegas

Contar às cegas é contar sem ver quanto o sistema espera. Quem conta só registra o que tem na mão.

Parece detalhe, mas muda tudo. Quando a pessoa vê "sistema: 8" e conta 7, a tendência é procurar até achar a oitava, ou contar de novo até "bater". Sem o número na frente, ela conta o que está ali. A diferença aparece de verdade, e quem decide o que fazer com ela é quem revisa, não quem conta.

Um bônus: a contagem às cegas tira o peso de cima da equipe. Ninguém se sente acusado durante a contagem, porque ninguém vê a falta ali na hora.

#Contar aos poucos, com a loja aberta

Fechar a loja para contar tudo de uma vez cansa, erra muito no fim do dia e custa um dia de vendas. Contar por partes resolve os três.

Uma rotina que funciona numa loja de roupas e calçados:

1. Divida a loja em pedaços. Por marca (todas as peças de uma marca), por categoria (jeans, camisetas, tênis) ou por setor (o masculino, a vitrine, o depósito).
2. Conte um pedaço por vez, de manhã antes do movimento ou numa tarde fraca. Escolha pedaços que dê para terminar antes de a loja encher.
3. Comece pelo que mais some. Peça pequena e cara, como óculos, bijuteria, meia e cueca, ou o tênis mais vendido. Elas merecem contagem mais frequente.
4. Garanta que cada produto seja contado de tempos em tempos. Por exemplo, a loja inteira passa pela contagem a cada três meses, um pedaço por semana.

#O cuidado com a venda no meio da contagem

Se a loja vende enquanto conta, uma peça pode sair depois de contada e antes de lançada. O jeito de não errar é simples: conte todas as peças de um mesmo produto de uma vez, sem vender aquele produto no meio. Termine a calça jeans, depois passe para a próxima.

E lembre das peças que não estão na loja: as que estão com clientes em condicional continuam sendo suas, mas não estão na arara. Elas não podem virar falta. Veja como controlar a condicional.

#Peça sem etiqueta atrasa tudo

Contar no papel e digitar depois é onde nascem metade dos erros. Com etiqueta de código de barras em cada peça, a contagem é bipar e seguir. Antes do primeiro balanço, vale etiquetar o que falta.

#O que fazer com as faltas e as sobras

O balanço terminou e apareceram diferenças. Antes de lançar qualquer perda, investigue. Muitas faltas não são furto.

#Falta num tamanho, sobra no outro

O caso mais comum em loja de roupas: a calça jeans tem 3 a menos no 40 e 3 a mais no 42. Ninguém roubou nada. Alguém vendeu o 42 e registrou o 40, ou trocou a peça da cliente sem registrar a troca. O total do produto bate; a grade é que está errada.

#Antes de aceitar a falta, confira

• Conte de novo o produto com diferença. Um segundo olhar acha a peça no provador, na vitrine ou no depósito.
• Veja as condicionais abertas. A peça pode estar na casa de uma cliente.
• Veja as trocas e devoluções dos últimos dias.
• Confira a última compra daquele produto. Uma nota lançada com a quantidade errada vira falta (ou sobra) no balanço seguinte.

#Depois, aceite e acompanhe

O que sobrou de diferença é real: lance e deixe o estoque igual ao contado. O valor das faltas, a custo, é dinheiro que a loja perdeu, e deve entrar na conta de quanto ela lucra de verdade. Veja como saber se a loja está dando lucro.

Uma falta pontual acontece. Falta que se repete na mesma marca, no mesmo setor ou no mesmo turno pede atenção: mudar a peça de lugar, contar com mais frequência ou rever quem tem acesso ao depósito.

#Como o CNOTAS faz o balanço

No CNOTAS, o balanço é a conferência de estoque, em Estoque › Conferência de estoque. Ela foi pensada para contar com a loja aberta:

• Você escolhe o que vai contar: só as peças que bipar, a loja inteira, uma ou mais marcas, uma ou mais categorias ou um fornecedor.
• A contagem é às cegas: quem bipa vê só o que contou, nunca o estoque do sistema. As diferenças aparecem na revisão, para quem tem a permissão de processar.
• A loja pode continuar vendendo. O CNOTAS guarda o estoque de cada produto na hora do primeiro bipe dele, e a venda feita depois desse bipe não vira falta.
• Várias pessoas contam juntas, cada uma no seu celular ou computador, na mesma conferência.
• As peças em condicional não entram na contagem.
• Na revisão, cada falta e sobra aparece com o valor a custo, antes de você clicar em Processar. Numa contagem de marca ou categoria, você decide o que fazer com os produtos que ninguém bipou: não mexer ou zerar.

Depois de processar, a tela de perdas e sobras junta as diferenças de todas as conferências, produto por produto, tamanho e cor. Quando um produto tem falta e sobra ao mesmo tempo, ela marca troca provável: é exatamente o caso da calça 40 que virou 42. E no inventário, o filtro de produtos não conferidos há mais de 30, 60, 90 ou 180 dias mostra o que ainda falta entrar na rotina.

Se as peças ainda não têm etiqueta, veja como imprimir etiquetas com código de barras. E se o estoque da loja não bate com o das notas fiscais, isso é normal: entenda por que os dois estoques são diferentes.

Conheça o controle de estoque do CNOTAS e faça o próximo balanço sem fechar a porta.