Como preencher a nota no editor (rascunho)
Entenda o editor da NF-e e da NFC-e no CNOTAS - a nota pendente que salva sozinha, cada seção, a natureza, a prévia sem valor fiscal e o envio à SEFAZ.
O editor é a tela onde a NF-e ou a NFC-e fica pendente antes de ir à SEFAZ. Ele abre quando você gera a nota de uma venda, cria uma nota sem venda ou gera uma NF-e de devolução. A nota se salva sozinha, você pode ver uma prévia sem valor fiscal e só o botão Enviar à SEFAZ transmite. Mudar a nota não muda a venda.
Como a tela é organizada
- No topo: o ID, o tipo e o número reservado da nota, a situação (Pendente), a Natureza, a Finalidade (só NF-e) e o Total da nota. Passe o mouse no total para ver a conta.
- No meio: o documento, em seções. À direita fica um índice com um botão por seção.
- No rodapé: Tudo guardado (ou Salvando…), o aviso Pronta para enviar quando está tudo certo e os botões Opções, Fechar e Enviar à SEFAZ.
As seções e os atalhos
| Atalho | Seção | O que tem |
|---|---|---|
| Alt + 1 | Cliente da nota (na NFC-e, Consumidor) | Quem recebe a nota. Na devolução, ajuste ou complemento, a Nota de origem. |
| Alt + 2 | Produtos | Cada produto com quantidade, valor, desconto e a linha de impostos. |
| Alt + 3 | Desconto e outras despesas (na NFC-e, Frete e desconto) | Desconto da nota, frete e outras despesas. |
| Alt + 4 | Transporte e frete (só NF-e) | Quem paga o frete, transportadora, placa, volumes e pesos. |
| Alt + 4 ou 5 | Pagamento | As formas de pagamento declaradas na nota. |
| Alt + 5 ou 6 | Dados adicionais e a conta | O texto impresso na nota e a conta dos impostos e do total. |
Na NFC-e não existe a seção de transporte, então Pagamento é Alt + 4 e Dados adicionais é Alt + 5. Ctrl + Enter envia a nota. No Mac, use Option no lugar de Alt e Command no lugar de Ctrl.
Passo a passo para preencher
- Natureza: confira no topo o que a nota é. Ela nasce como "Venda de mercadoria" e decide o CFOP e os impostos. Para outra operação, escolha na lista (veja naturezas de operação).
- Finalidade (só NF-e): deixe Normal, a não ser que seja uma Devolução, um Ajuste ou uma nota Complementar. Nesses casos, cole a chave de 44 posições da nota de origem.
- Cliente da nota: na NF-e, escolha um cliente com cadastro completo. Na NFC-e, o consumidor pode ficar não identificado, ou você digita o CPF/CNPJ no cupom se a pessoa pedir (veja CPF na nota).
- Produtos: busque pelo nome, código ou código de barras. Em cada produto, ajuste Qtd, Valor de cada e Desconto R$. A lixeira tira o produto, e o aviso permite Desfazer.
- Desconto e outras despesas: preencha só se tiver. Esses valores mudam o total que o pagamento precisa fechar.
- Transporte e frete (NF-e): escolha Frete por conta de (Sem frete, Por conta da loja (CIF), Por conta do cliente (FOB), Por conta de terceiros, Transporte próprio da loja ou do cliente) e, se tiver, a transportadora, a placa e os volumes.
- Pagamento: clique em Declarar o pagamento e escolha a forma. Use Outra forma para dividir e Pôr o que falta para completar. Na NF-e, o Crediário (a prazo) pede as parcelas.
- Dados adicionais: o que você escrever (até 2000 letras) sai impresso na nota. Na nota da venda, o número da venda entra sozinho.
- Confira o rodapé: Pronta para enviar mostra o CFOP e o total conferido.
- Clique em Enviar à SEFAZ e confirme em Enviar à SEFAZ na janela.
Os impostos de cada produto
Cada produto tem a linha fiscal: CFOP, CST/CSOSN, ICMS, ST, PIS e COFINS. Clique no produto (ou em Ver os impostos de todos) para abrir. Os impostos vêm da regra da natureza e só aparecem calculados quando a nota está completa.
Só dá para mudar um imposto à mão quando a natureza deixa (aparece A natureza deixa mudar). O campo mudado fica marcado como mudado à mão e o botão Voltar à regra desfaz.
Prévia: ver a nota antes de enviar
No rodapé, abra Opções e escolha:
- Ver a nota antes de enviar (prévia): o DANFE (NF-e) ou o cupom (NFC-e) em PDF.
- Prévia em folha A4 ou Prévia em cupom: o outro formato.
A prévia sai com a marca SEM VALOR FISCAL — PRÉVIA, o número reservado, e sem chave de acesso, protocolo ou QR Code. Ela serve só para conferir: não entregue ao cliente como nota.
Outras opções do rodapé
Em Opções também ficam:
- Imprimir a venda nº … (cupom ou folha A4), quando a nota veio de uma venda.
- Ver as tentativas de envio à SEFAZ: cada envio que você tentou e o que a SEFAZ (ou o CNOTAS) respondeu. Útil para entender por que a nota não saiu.
- Histórico (quem mexeu e o que mudou).
- Descartar a nota… ou Descartar e inutilizar o número….
Onde encontrar uma nota pendente
As notas pendentes ficam em Contábil › Notas emitidas, no alto da lista com o selo Pendente, ou no filtro de situação Pendentes (não enviadas). Abra com duplo clique ou pelo lápis. Na venda, o botão vira Abrir a NFC-e pendente ou Abrir a NF-e pendente.
Mensagens que podem aparecer
| Mensagem | O que fazer |
|---|---|
| Janela Antes de enviar, corrija | Clique em cada item da lista: o CNOTAS leva ao campo. Corrija e envie de novo. |
| "Os impostos aparecem quando a nota estiver completa. Falta: …" | Preencha o que a frase lista (cliente, produto, pagamento). |
| "A SEFAZ não aceitaria assim: …" | A conferência achou um erro antes de enviar. Leia o motivo e ajuste o campo citado. |
| "Pago … · nota … · passou …. Diminua uma das formas." | As formas de pagamento passam do total. Diminua uma delas. |
| "Outra pessoa mexeu nesta NF-e enquanto você editava. Carreguei a versão dela." | Alguém editou a mesma nota ao mesmo tempo. Confira e refaça a sua mudança. |
| "A venda nº …, que originou esta nota, foi cancelada." | A nota pode ser enviada assim mesmo. O envio pede a sua confirmação. |
| "sem número · falta a série" | Cadastre uma série ativa em Contábil › Séries fiscais (séries fiscais). |
Se a nota foi enviada e a SEFAZ recusou, veja o que fazer quando a nota é recusada e a lista de rejeições.
Perguntas frequentes
Preciso clicar em salvar enquanto preencho a nota?
Não. A nota pendente se salva sozinha a cada mudança. O rodapé mostra Tudo guardado com a hora. Você pode fechar e continuar depois em Contábil, Notas emitidas, no filtro Pendentes (não enviadas).
Como ver a nota antes de enviar para a SEFAZ?
No rodapé do editor, abra Opções e escolha Ver a nota antes de enviar (prévia). Sai um PDF com a marca SEM VALOR FISCAL, sem chave de acesso nem QR Code, só para conferir.
Mudar a nota muda a venda?
Não. A nota é um documento à parte. Trocar o cliente, o preço ou os produtos na nota não muda a venda, o financeiro nem o crediário.
Como descartar uma nota pendente que gerei por engano?
Em Opções, escolha Descartar a nota. Se ela já tem número, o CNOTAS pede um motivo de pelo menos 15 letras e inutiliza esse número na SEFAZ, o que não tem volta.
Por que a nota não envia e abre a janela Antes de enviar, corrija?
Falta algo que a SEFAZ exige, como o cliente da NF-e, um produto ou o pagamento. Clique em cada item da lista e o CNOTAS leva você ao campo que precisa corrigir.
Não encontrou o que procurava?
Busque outro assunto na central de ajuda.
Usa o CNOTAS? Fale com o suporte em Ajuda e suporte, dentro do sistema.
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