O que é inutilizar o número da nota (e quando fazer)

Inutilizar é declarar à SEFAZ que um número da série não virou nota autorizada, para a numeração não ficar com um buraco sem explicação. Pela regra nacional, o pedido deve ser feito até o dia 10 do mês seguinte ao da quebra da sequência. No CNOTAS, você inutiliza o número de uma nota que não foi autorizada pelo próprio botão Cancelar a nota (inutilizar o número)…, ou ao descartar uma nota pendente que já tinha número.

#Cancelar ou inutilizar?

#A regra oficial

• NF-e: o emitente deve pedir a inutilização dos números não usados, quando houver quebra na sequência, até o dia 10 do mês seguinte (Ajuste SINIEF 07/05, cláusula décima quarta).
• NFC-e: a mesma regra e o mesmo prazo (Ajuste SINIEF 19/16, cláusula décima sexta).
• O pedido é assinado com o certificado digital da empresa e a SEFAZ devolve um protocolo.

#Como inutilizar o número no CNOTAS

#Nota recusada ou esperando a SEFAZ

1. Vá em Contábil › Notas emitidas e encontre a nota (situação Recusada pela SEFAZ ou Esperando a SEFAZ).
2. Clique em Ações e escolha Cancelar a nota (inutilizar o número)….
3. Em Por quê?, escreva o motivo, de 15 a 255 letras. Ele vai para a SEFAZ como justificativa.
4. Clique em Cancelar a nota (ou Ctrl + Enter).
5. A nota passa a aparecer como Número inutilizado. A venda continua de pé e pode emitir outra nota, com outro número.

#Nota pendente que já tinha número

1. Abra a nota pendente (em Contábil › Notas emitidas, situação Pendentes (não enviadas)).
2. Clique em Opções e escolha Descartar e inutilizar o número….
3. Escreva o motivo (de 15 a 255 letras) e clique em Descartar e inutilizar o nº ….

Se a nota pendente ainda não tinha número, a opção é só Descartar a nota…, sem inutilização.

#O que o CNOTAS faz e o que não faz

• Inutiliza o número de uma nota dele, uma de cada vez, pela própria nota.
• Não tem tela para inutilizar uma faixa de números nem números que não passaram pelo CNOTAS (por exemplo, de outro sistema que usava a mesma série). Para esses casos, fale com a sua contabilidade.
• Não avisa sobre o prazo do dia 10. Confira em Contábil › Notas emitidas, com a situação Recusadas, se ficou algum número para resolver no fim do mês.

#Mensagens que podem aparecer

#Perguntas frequentes

#O que é inutilizar o número da nota fiscal?

É avisar a SEFAZ que um número da série não virou nota autorizada, para a sequência da numeração não ficar com um buraco sem explicação.

#Qual o prazo para inutilizar a numeração da NF-e e da NFC-e?

Até o dia 10 do mês seguinte ao da quebra da sequência (Ajuste SINIEF 07/05, cláusula décima quarta, para a NF-e, e Ajuste SINIEF 19/16, cláusula décima sexta, para a NFC-e).

#Qual a diferença entre cancelar e inutilizar?

Cancela-se a nota que foi autorizada pela SEFAZ. Inutiliza-se o número da nota que nunca foi autorizada (recusada ou que não chegou a valer).

#Posso inutilizar uma faixa de números no CNOTAS?

Não. O CNOTAS inutiliza o número de uma nota dele, uma de cada vez, pela própria nota. Ele não tem tela para inutilizar uma faixa de números.

#Em São Paulo ainda existe inutilização de número?

Desde 01/11/2026, o pedido de inutilização da NF-e e da NFC-e não se aplica aos estados do Acre, da Bahia e de São Paulo (Ajustes SINIEF 40/26 e 38/26). Fale com a sua contabilidade sobre como tratar o número não usado.

#Fontes

• Ajuste SINIEF 07/05, cláusula décima quarta (inutilização de número da NF-e) — CONFAZ
• Ajuste SINIEF 19/16, cláusula décima sexta (inutilização de número da NFC-e) — CONFAZ