Como cancelar uma nota fiscal (NF-e ou NFC-e)
Passo a passo para cancelar a NFC-e ou a NF-e autorizada no CNOTAS, o tamanho da justificativa, o prazo oficial e o que fazer quando o prazo já passou.
Para cancelar uma nota fiscal autorizada, abra Contábil › Notas emitidas, clique em Ações na linha da nota e escolha Cancelar a nota…. Escreva o motivo (de 15 a 255 letras, ele vai para a SEFAZ como justificativa) e confirme. Só dá para cancelar dentro do prazo oficial: 24 horas para a NF-e e 30 minutos para a NFC-e, contados da autorização. Passou o prazo, o caminho é a nota de devolução.
Antes de começar
- Só a nota Autorizada pode ser cancelada. A nota recusada ou parada não se cancela: o número dela é inutilizado (veja o que é inutilizar o número).
- O cancelamento não tem volta. Depois de feito, a SEFAZ não desfaz.
- Se o botão mostra (pede a senha), o seu nível de acesso não permite cancelar sozinho. Alguém com permissão libera digitando a senha na hora. Veja liberação por senha.
Passo a passo
- Vá em Contábil › Notas emitidas e encontre a nota pelo número, pelo cliente ou pela chave.
- Na linha da nota, clique em Ações e escolha Cancelar a nota…. Com a nota aberta, o mesmo item fica em Mais. Pela venda (em Vendas › Vendas e orçamentos, abrindo a venda), fica no botão Mais.
- A janela mostra a que horas a nota foi aprovada e até que horas dá para cancelar.
- Em Por quê?, escreva o motivo do cancelamento, com pelo menos 15 letras e no máximo 255. O contador embaixo do campo mostra quantas letras faltam.
- Clique em Cancelar a nota (ou use Ctrl + Enter).
- Quando a SEFAZ aceitar, aparece a mensagem de que a nota foi cancelada e a situação dela muda para Cancelada.
O que acontece depois de cancelar
- A nota fica Cancelada em Contábil › Notas emitidas e o cancelamento vai junto no pacote de XML do mês para o contador.
- O estoque das notas (o que o contador acompanha) volta.
- A venda continua de pé. Se o cliente desistiu da compra, cancele a venda em seguida: veja como cancelar uma venda.
O prazo oficial para cancelar
| Nota | Prazo | Condição | Regra |
|---|---|---|---|
| NF-e | até 24 horas depois da autorização | a mercadoria não pode ter circulado | Ajuste SINIEF 07/05, cláusula décima segunda |
| NFC-e | até 30 minutos depois da autorização (o estado pode reduzir) | a mercadoria não pode ter saído | Ajuste SINIEF 19/16, cláusula décima quinta |
Para a NFC-e, confira se o seu estado tem prazo menor. Veja mais em prazo para cancelar a NFC-e e a NF-e.
Passou o prazo: faça a devolução
Fora do prazo, a SEFAZ recusa o cancelamento (em geral com a rejeição 501). A nota continua valendo, e o jeito certo de desfazer a operação é devolver:
- Registre a devolução das peças na venda. Veja devolução e troca.
- Emita a NF-e de devolução, que referencia a nota original e anula a operação para o fisco. Veja como emitir a NF-e de devolução.
Mensagens que podem aparecer
| Mensagem | O que fazer |
|---|---|
| "Escreva o motivo com pelo menos 15 letras: ele vai para a SEFAZ" | Complete a justificativa até ter 15 letras ou mais. |
| "Passou o prazo que a SEFAZ dá para cancelar esta nota. Para desfazer a operação, emita uma nota de devolução…" | O prazo acabou. Siga passou o prazo: faça a devolução. |
| "Esta nota não foi aprovada pela SEFAZ: o caminho é inutilizar o número…" | A nota não chegou a valer. Clique de novo em Cancelar a nota: o CNOTAS inutiliza o número. |
| "Esta venda tem a NF-e de devolução nº … viva: cancele antes a NF-e de devolução e depois esta." | Cancele primeiro a NF-e de devolução (o aviso tem o botão Abrir a nota) e depois a nota da venda. |
| "A SEFAZ ainda não decidiu sobre esta nota. Espere um pouco e tente de novo." | A nota ainda está em análise. Espere e tente de novo. |
| "A SEFAZ recusou o pedido (código …)" | Anote o código e a mensagem e mostre à sua contabilidade ou ao suporte. Veja a lista de rejeições. |
Perguntas frequentes
Qual o prazo para cancelar uma NFC-e?
Pela regra nacional, até 30 minutos depois da autorização, desde que a mercadoria não tenha saído. O estado pode reduzir esse prazo (Ajuste SINIEF 19/16, cláusula décima quinta).
Qual o prazo para cancelar uma NF-e?
Até 24 horas depois da autorização, desde que a mercadoria não tenha circulado (Ajuste SINIEF 07/05, cláusula décima segunda).
Passou o prazo, como cancelo a nota?
Não dá mais para cancelar. Para desfazer a venda, registre a devolução e emita a NF-e de devolução, que anula a operação da nota original.
Cancelar a nota cancela a venda também?
Não. Cancelar a nota só anula o documento fiscal. Depois disso, a venda fica livre para ser cancelada em Vendas › Vendas e orçamentos.
O que escrevo na justificativa do cancelamento?
O motivo real, com pelo menos 15 letras, por exemplo "venda cancelada a pedido do cliente". Esse texto vai para a SEFAZ.
Fontes
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