Controle de estoque na loja: como fazer, do cadastro à reposição

#O que é controle de estoque?

Controle de estoque é o registro de cada entrada e saída de mercadoria, para que o saldo do papel ou do sistema seja igual ao da arara. Ele responde a três perguntas.

• Quanto tem: quantas peças de cada produto, em cada tamanho e cor.
• Onde está: na arara, no depósito ou com a cliente, numa condicional.
• Quanto vale: o total a preço de custo, que é o dinheiro que a loja tem parado em mercadoria.

Quando uma dessas respostas falha, o problema aparece no balcão. A vendedora diz "tem sim", vai buscar e a peça não está lá. Ou a loja compra de novo o que ainda tinha no depósito.

#Como fazer controle de estoque em 6 passos

O método é o mesmo com caderno, planilha ou sistema. Muda só o trabalho que cada um dá.

1. Cadastre cada produto com grade e código de barras. Cada tamanho e cor vira um item, com a sua etiqueta.
2. Conte o ponto de partida. O saldo inicial é a contagem real da loja, e não o que você acha que tem.
3. Registre toda entrada. Cada compra do fornecedor entra no dia em que a mercadoria chega, com a quantidade conferida.
4. Registre toda saída. Venda, troca, devolução e condicional mudam o saldo, e todas precisam ser lançadas.
5. Confira por partes, toda semana. Conte uma marca ou um setor por vez, sem fechar a loja.
6. Reponha pelo estoque mínimo. Peça ao fornecedor quando o item chega ao mínimo, e não quando ele já acabou.

O passo 4 é onde a loja mais erra. A troca feita no balcão sem registro deixa um tamanho sobrando e outro faltando. A peça que saiu em condicional parece sumida. Veja como controlar a condicional sem perder peças.

O passo 5 tem um jeito certo de fazer: por partes e às cegas, sem ver o número do sistema. O passo a passo está no post sobre o balanço de estoque sem fechar a loja.

#Por que a grade muda o controle da loja

Na loja de roupas, o produto não é uma linha só. A grade (o conjunto de tamanhos e cores do produto) multiplica os itens a controlar.

Exemplo: uma blusa básica em 3 cores e 5 tamanhos (PP, P, M, G e GG) são 3 × 5 = 15 itens. A loja tem 40 blusas no total, mas o M preto zerou.

Pelo total, a loja "tem estoque". Na prática, ela perde a venda do tamanho e da cor que mais saem. A cliente que veste M e quer o preto vai embora, mesmo com 40 blusas na arara.

Por isso o controle olha cada combinação de tamanho e cor. O total do produto serve para saber quanto vale o estoque. A grade serve para saber o que falta na arara.

#Quanto estoque ter: cobertura e estoque mínimo

Duas contas respondem quanto estoque ter. A cobertura diz para quantos dias o estoque dá. O estoque mínimo diz quando fazer o pedido.

Exemplo: o M preto da mesma blusa vende 1 peça por dia, e o fornecedor leva 15 dias para entregar. Você quer 5 dias de folga. Hoje há 12 peças.

No exemplo, o M preto já está abaixo do mínimo: as 12 peças duram 12 dias, e o fornecedor leva 15. Se pedir hoje, ainda faltam 3 dias sem a peça. Se esperar acabar, a loja fica 15 dias sem ela.

Os números de folga e de prazo são uma sugestão: ajuste ao seu fornecedor e à sua venda. Faça a conta primeiro nos 20 produtos que mais vendem, por tamanho e cor. Eles pagam o trabalho mais rápido.

#Quais números olhar todo mês?

Cinco números mostram se o estoque está saudável. Separe uma hora por mês para olhar cada um.

• Giro: quantas vezes o estoque se renovou no mês.
• Cobertura: para quantos dias dá o que você tem hoje.
• Peças paradas: as que não vendem há mais de 90 dias.
• Grade quebrada: produtos com tamanhos e cores zerados no meio da grade.
• Perdas e sobras: a diferença que a última contagem achou, a preço de custo.

O giro tem uma conta simples. Divida o custo das peças vendidas no mês pelo estoque médio a preço de custo.

Exemplo: a loja vendeu no mês peças que custaram R$ 36.000. O estoque médio, a custo, foi de R$ 90.000. O giro é 36.000 ÷ 90.000 = 0,4 por mês.

Com giro de 0,4, o estoque leva 1 ÷ 0,4 = 2,5 meses para se renovar, cerca de 75 dias. Na loja de moda, isso pede atenção às peças paradas antes da troca de coleção. Uma promoção da peça parada libera dinheiro para comprar o que vende.

#Planilha ou sistema: quando trocar?

A planilha funciona enquanto alguém lança tudo e ela bate com a arara. Quando os sinais abaixo aparecem com frequência, ela já não dá conta.

• O saldo não bate: a planilha diz 5 e a arara tem 3.
• A loja vende o que não tem: a peça aparece no saldo, mas não existe.
• A condicional some: ninguém sabe quais peças estão com qual cliente.
• As horas viram dias: alguém passa horas por semana digitando venda e compra.

Nesse ponto, um sistema em que a venda já baixa o estoque poupa a digitação dupla. Ele também tira a dúvida de qual número está certo.

Um bom próximo passo: escolha hoje os 20 produtos que mais vendem. Confira o saldo deles por tamanho e cor e defina o estoque mínimo de cada um.

#Como o CNOTAS controla o estoque

No CNOTAS, o estoque se mexe sozinho a cada venda, compra, condicional e devolução. Você não lança duas vezes.

#No cadastro e no dia a dia

• O produto pode ter grade de tamanho e cor, com o estoque e a etiqueta de cada combinação.
• A venda, a compra do fornecedor, a condicional e a devolução mudam o estoque da loja na hora.
• A movimentação do produto mostra cada entrada e saída, com o saldo antes e depois e quem fez.
• O inventário mostra quantas peças você tem, na loja e com clientes, e quanto valem a custo. Ele avisa quando o saldo chega ao estoque mínimo.

#Na contagem

• A conferência de estoque é feita bipando as peças, às cegas e com a loja aberta.
• Depois de processar, a tela de perdas e sobras mostra as faltas e as sobras por tamanho e cor, com o valor a custo.

#Na reposição

A sugestão de compra mostra o que pedir a cada fornecedor, tamanho por tamanho e cor por cor. Ela usa o estoque mínimo e o ritmo de venda. Conta também as peças em condicional e as compras que estão sendo lançadas. A sugestão de compra é do plano Ilimitado.

O controle de estoque do CNOTAS mostra as outras telas do estoque.