Como acompanhar as notas emitidas
Veja onde ficam todas as NFC-e e NF-e da loja, o que quer dizer cada situação, como baixar o DANFE e o XML, mandar por e-mail e reenviar a nota recusada.
Todas as notas fiscais da loja, NFC-e e NF-e, ficam em Contábil › Notas emitidas. Lá você vê a situação de cada nota na SEFAZ (autorizada, recusada, esperando resposta, cancelada), baixa o DANFE ou o cupom da nota e o XML, manda a nota por e-mail e reenvia a que foi recusada. A lista abre nas notas de hoje.
Como encontrar uma nota
- Vá em Contábil › Notas emitidas.
- No campo de busca, digite o ID, o número da nota, um pedaço da chave de acesso ou o nome do cliente.
- Em Situação, escolha o que quer ver (veja a tabela abaixo). Cada opção mostra quantas notas tem.
- Em Emitida em, escolha o período. Para ver notas antigas, use Qualquer data.
- Para ver só um tipo, abra Mais filtros e escolha Tipo: NFC-e ou NF-e.
No rodapé aparece quantas notas a lista tem e o Total das autorizadas (a soma só das notas que valem).
O que quer dizer cada situação
| Situação na lista | O que aconteceu | O que fazer |
|---|---|---|
| Pendente | A nota foi gerada e salva, mas ainda não foi enviada à SEFAZ. | Abra a nota, confira e envie. |
| Autorizada | A SEFAZ aprovou. A nota vale. | Imprima, baixe o XML ou mande por e-mail. |
| Recusada pela SEFAZ | A SEFAZ não aceitou a nota. O motivo aparece embaixo, em vermelho. | Corrija o que foi pedido e use Montar de novo e enviar. Veja o que fazer quando a nota é recusada. |
| Esperando a SEFAZ | A nota foi enviada e a SEFAZ ainda não respondeu. | Espere e use Tentar de novo. |
| Denegada | A SEFAZ negou a nota pela situação cadastral da loja ou do cliente. O número fica gasto. | Fale com a sua contabilidade. |
| Cancelada | A nota foi autorizada e depois cancelada na SEFAZ. | Nada. Ela continua na lista, com o valor riscado, para consulta. |
| Número inutilizado | A nota nunca foi autorizada e o número foi declarado à SEFAZ como não usado. | Nada. Veja o que é inutilizar o número. |
O que dá para fazer com cada nota
Clique em Ações na linha da nota. As opções mudam conforme a situação:
| Opção | Quando aparece |
|---|---|
| Cupom da nota (NFC-e) ou DANFE (NF-e) | Nota autorizada |
| Baixar o XML | Nota autorizada |
| Mandar por e-mail / Mandar por e-mail de novo | Nota autorizada |
| Carta de correção | NF-e autorizada (veja carta de correção) |
| Montar de novo e enviar | Nota recusada |
| Tentar de novo | Nota esperando a SEFAZ |
| Ver o que aconteceu | Mostra, passo a passo, o que aconteceu na SEFAZ |
| Abrir a venda | Nota que veio de uma venda |
| Cancelar a nota… | Nota autorizada (veja como cancelar) |
| Cancelar a nota (inutilizar o número)… | Nota recusada ou esperando a SEFAZ |
Para abrir a nota inteira, clique no ícone do olho, dê duplo clique na linha ou use Enter. Na nota aberta, o DANFE, o XML e o e-mail ficam à vista no rodapé, e o resto fica em Mais.
Baixar o PDF e o XML
- Na linha da nota autorizada, clique em Ações.
- Escolha Cupom da nota (NFC-e) ou DANFE (NF-e) para ver e imprimir o PDF.
- Escolha Baixar o XML para salvar o arquivo da nota.
Para mandar todos os XML do mês ao contador de uma vez, use Contábil › Enviar ao contador. Veja como enviar o XML ao contador.
Mandar a nota por e-mail
- Em Ações, escolha Mandar por e-mail.
- Deixe o campo E-mail do cliente em branco para usar o e-mail do cadastro, ou digite outro endereço.
- Se quiser, escreva um Recado.
- Clique em Mandar por e-mail. Vão o XML e o PDF da nota.
Um ícone ao lado da situação mostra se o e-mail chegou, foi aberto ou voltou. Veja mais em como enviar a nota por e-mail.
Reenviar a nota recusada ou parada
- Recusada pela SEFAZ: corrija primeiro o que o motivo pede (cadastro do cliente, produto, regra fiscal). Depois, em Ações, clique em Montar de novo e enviar. O CNOTAS monta a nota de novo com os dados de agora e envia com o mesmo número.
- Esperando a SEFAZ: em Ações, clique em Tentar de novo. O sistema pergunta à SEFAZ se a nota já foi aprovada. O número não muda.
Mensagens que podem aparecer
| Mensagem | O que fazer |
|---|---|
| "Nenhuma nota com esses filtros. Mude o tipo, a situação ou o período para ver mais." | A lista abre em hoje. Troque o período para Qualquer data ou limpe a busca. |
| "A nota não foi autorizada: não há cupom, DANFE nem XML" | Só a nota autorizada tem PDF e XML. Resolva a recusa primeiro. |
| "Seu nível de acesso não deixa emitir esta nota" | Peça a quem tem permissão para reenviar. Veja níveis de acesso. |
| "O cliente não tem e-mail no cadastro. Digite o endereço para onde mandar." | Digite o e-mail na janela ou complete o cadastro do cliente. |
| "Esta nota já foi mandada muitas vezes na última hora. Tente de novo mais tarde." | Espere um pouco antes de mandar de novo. |
Perguntas frequentes
Onde vejo as notas fiscais que emiti no CNOTAS?
Em Contábil › Notas emitidas. A lista abre nas notas de hoje; mude o período em Emitida em ou escolha Qualquer data para ver as antigas.
Como baixo o XML de uma nota?
Na linha da nota, clique em Ações › Baixar o XML. Só a nota autorizada tem XML. Para mandar o mês inteiro ao contador, use Contábil › Enviar ao contador.
O que quer dizer "Esperando a SEFAZ"?
A nota foi enviada, mas a SEFAZ ainda não respondeu. Espere um pouco e use Ações › Tentar de novo. O sistema pergunta à SEFAZ se a nota já foi aprovada e o número não muda.
Qual a diferença entre nota cancelada e número inutilizado?
Cancelada é a nota que foi autorizada e depois anulada na SEFAZ. Número inutilizado é a nota que nunca foi autorizada e teve o número declarado como não usado.
Por que não aparece a nota que acabei de gerar?
Se ela ainda não foi enviada, está como Pendente. Na lista em Todas, as pendentes aparecem no alto; ou escolha a situação Pendentes (não enviadas).
Não encontrou o que procurava?
Busque outro assunto na central de ajuda.
Usa o CNOTAS? Fale com o suporte em Ajuda e suporte, dentro do sistema.
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