# Como acompanhar as notas emitidas

> Veja onde ficam todas as NFC-e e NF-e da loja, o que quer dizer cada situação, como baixar o DANFE e o XML, mandar por e-mail e reenviar a nota recusada.

Fonte: https://cnotas.com.br/ajuda/notas-emitidas · Atualizado em 2026-11-01 · Equipe CNOTAS

Todas as notas fiscais da loja, **NFC-e e NF-e**, ficam em **Contábil › Notas emitidas**. Lá você vê a situação de cada nota na SEFAZ (autorizada, recusada, esperando resposta, cancelada), baixa o **DANFE** ou o **cupom da nota** e o **XML**, manda a nota por e-mail e reenvia a que foi recusada. A lista abre nas notas de **hoje**.

## Como encontrar uma nota

1. Vá em **Contábil › Notas emitidas**.
2. No campo de busca, digite o **ID**, o **número** da nota, um pedaço da **chave de acesso** ou o **nome do cliente**.
3. Em **Situação**, escolha o que quer ver (veja a tabela abaixo). Cada opção mostra quantas notas tem.
4. Em **Emitida em**, escolha o período. Para ver notas antigas, use **Qualquer data**.
5. Para ver só um tipo, abra **Mais filtros** e escolha **Tipo**: NFC-e ou NF-e.

No rodapé aparece quantas notas a lista tem e o **Total das autorizadas** (a soma só das notas que valem).

> **Dica:** Precisa da lista em papel ou planilha? No alto da tela, o menu **Opções** imprime a lista ou baixa em PDF ou Excel, com os filtros que estão na tela.

## O que quer dizer cada situação

| Situação na lista | O que aconteceu | O que fazer |
|---|---|---|
| **Pendente** | A nota foi gerada e salva, mas ainda não foi enviada à SEFAZ. | Abra a nota, confira e envie. |
| **Autorizada** | A SEFAZ aprovou. A nota vale. | Imprima, baixe o XML ou mande por e-mail. |
| **Recusada pela SEFAZ** | A SEFAZ não aceitou a nota. O motivo aparece embaixo, em vermelho. | Corrija o que foi pedido e use **Montar de novo e enviar**. Veja [o que fazer quando a nota é recusada](https://cnotas.com.br/ajuda/nota-recusada-o-que-fazer). |
| **Esperando a SEFAZ** | A nota foi enviada e a SEFAZ ainda não respondeu. | Espere e use **Tentar de novo**. |
| **Denegada** | A SEFAZ negou a nota pela situação cadastral da loja ou do cliente. O número fica gasto. | Fale com a sua contabilidade. |
| **Cancelada** | A nota foi autorizada e depois cancelada na SEFAZ. | Nada. Ela continua na lista, com o valor riscado, para consulta. |
| **Número inutilizado** | A nota nunca foi autorizada e o número foi declarado à SEFAZ como não usado. | Nada. Veja [o que é inutilizar o número](https://cnotas.com.br/ajuda/inutilizar-numero). |

> **Dica:** Na lista em **Todas**, as notas **pendentes** aparecem no alto, com fundo amarelo, e não seguem o período (ainda não foram emitidas). Para ver só elas, escolha **Pendentes (não enviadas)** em **Situação**.

## O que dá para fazer com cada nota

Clique em **Ações** na linha da nota. As opções mudam conforme a situação:

| Opção | Quando aparece |
|---|---|
| **Cupom da nota** (NFC-e) ou **DANFE** (NF-e) | Nota autorizada |
| **Baixar o XML** | Nota autorizada |
| **Mandar por e-mail** / **Mandar por e-mail de novo** | Nota autorizada |
| **Carta de correção** | NF-e autorizada (veja [carta de correção](https://cnotas.com.br/ajuda/carta-de-correcao)) |
| **Montar de novo e enviar** | Nota recusada |
| **Tentar de novo** | Nota esperando a SEFAZ |
| **Ver o que aconteceu** | Mostra, passo a passo, o que aconteceu na SEFAZ |
| **Abrir a venda** | Nota que veio de uma venda |
| **Cancelar a nota…** | Nota autorizada (veja [como cancelar](https://cnotas.com.br/ajuda/cancelar-nota)) |
| **Cancelar a nota (inutilizar o número)…** | Nota recusada ou esperando a SEFAZ |

Para abrir a nota inteira, clique no ícone do olho, dê duplo clique na linha ou use `Enter`. Na nota aberta, o DANFE, o XML e o e-mail ficam à vista no rodapé, e o resto fica em **Mais**.

### Baixar o PDF e o XML

1. Na linha da nota autorizada, clique em **Ações**.
2. Escolha **Cupom da nota** (NFC-e) ou **DANFE** (NF-e) para ver e imprimir o PDF.
3. Escolha **Baixar o XML** para salvar o arquivo da nota.

Para mandar todos os XML do mês ao contador de uma vez, use **Contábil › Enviar ao contador**. Veja [como enviar o XML ao contador](https://cnotas.com.br/ajuda/enviar-xml-ao-contador).

### Mandar a nota por e-mail

1. Em **Ações**, escolha **Mandar por e-mail**.
2. Deixe o campo **E-mail do cliente** em branco para usar o e-mail do cadastro, ou digite outro endereço.
3. Se quiser, escreva um **Recado**.
4. Clique em **Mandar por e-mail**. Vão o XML e o PDF da nota.

Um ícone ao lado da situação mostra se o e-mail chegou, foi aberto ou voltou. Veja mais em [como enviar a nota por e-mail](https://cnotas.com.br/ajuda/enviar-nota-por-email).

### Reenviar a nota recusada ou parada

- **Recusada pela SEFAZ:** corrija primeiro o que o motivo pede (cadastro do cliente, produto, regra fiscal). Depois, em **Ações**, clique em **Montar de novo e enviar**. O CNOTAS monta a nota de novo com os dados de agora e envia com o **mesmo número**.
- **Esperando a SEFAZ:** em **Ações**, clique em **Tentar de novo**. O sistema pergunta à SEFAZ se a nota já foi aprovada. O número não muda.

> **Atenção:** Recusa por **duplicidade** (rejeição 204 ou 539) não se resolve reenviando. Veja [a rejeição 539](https://cnotas.com.br/ajuda/539-duplicidade-de-nf-e-com-diferenca-na-chave-de-acesso) e chame o suporte.

## Mensagens que podem aparecer

| Mensagem | O que fazer |
|---|---|
| "Nenhuma nota com esses filtros. Mude o tipo, a situação ou o período para ver mais." | A lista abre em hoje. Troque o período para **Qualquer data** ou limpe a busca. |
| "A nota não foi autorizada: não há cupom, DANFE nem XML" | Só a nota autorizada tem PDF e XML. Resolva a recusa primeiro. |
| "Seu nível de acesso não deixa emitir esta nota" | Peça a quem tem permissão para reenviar. Veja [níveis de acesso](https://cnotas.com.br/ajuda/niveis-de-acesso). |
| "O cliente não tem e-mail no cadastro. Digite o endereço para onde mandar." | Digite o e-mail na janela ou complete o cadastro do cliente. |
| "Esta nota já foi mandada muitas vezes na última hora. Tente de novo mais tarde." | Espere um pouco antes de mandar de novo. |

## Perguntas frequentes

### Onde vejo as notas fiscais que emiti no CNOTAS?

Em Contábil › Notas emitidas. A lista abre nas notas de hoje; mude o período em Emitida em ou escolha Qualquer data para ver as antigas.

### Como baixo o XML de uma nota?

Na linha da nota, clique em Ações › Baixar o XML. Só a nota autorizada tem XML. Para mandar o mês inteiro ao contador, use Contábil › Enviar ao contador.

### O que quer dizer "Esperando a SEFAZ"?

A nota foi enviada, mas a SEFAZ ainda não respondeu. Espere um pouco e use Ações › Tentar de novo. O sistema pergunta à SEFAZ se a nota já foi aprovada e o número não muda.

### Qual a diferença entre nota cancelada e número inutilizado?

Cancelada é a nota que foi autorizada e depois anulada na SEFAZ. Número inutilizado é a nota que nunca foi autorizada e teve o número declarado como não usado.

### Por que não aparece a nota que acabei de gerar?

Se ela ainda não foi enviada, está como Pendente. Na lista em Todas, as pendentes aparecem no alto; ou escolha a situação Pendentes (não enviadas).

---

O CNOTAS é um sistema de gestão (ERP) online com emissor de nota fiscal (NF-e e NFC-e), frente de caixa (PDV), controle de estoque com grade, condicional, compras e financeiro, desenvolvido pela EMS Tecnologia (no mercado desde 2008, criadora da Mheads). Teste grátis de 7 dias, sem cartão.