Fluxo de caixa da loja: o que é e como fazer semana a semana

A seguir, quando cada forma de pagamento vira dinheiro na conta, o passo a passo para montar o seu e o exemplo de um dezembro semana a semana.

#O que é fluxo de caixa?

O fluxo de caixa mostra quanto dinheiro a loja tem e quanto vai ter. A conta é sempre a mesma:

saldo inicial + o que entrou − o que saiu = saldo final

O fluxo realizado conta o dinheiro que já entrou e saiu das contas: a gaveta, o banco, o Pix. Ele serve para conferir o passado. O fluxo projetado coloca na mesma conta o que vai entrar e sair nas próximas semanas. Ele serve para ver o aperto antes de ele chegar.

O fluxo de caixa não diz se a loja teve lucro. Quem diz isso é a DRE (Demonstração do Resultado do Exercício).

#Por que a venda de hoje não é o dinheiro de hoje

Na loja, a data da venda e a data do dinheiro quase nunca são a mesma. Cada forma de pagamento vira saldo num momento:

Os prazos do cartão da tabela são só um exemplo. Cada operadora tem o seu, e alguns contratos antecipam o repasse. Confira no contrato e no extrato da sua maquininha.

O parcelado é o que mais engana. Uma venda de R$ 9.000 em 3x no crédito, em dezembro, entra no exemplo como R$ 3.000 em janeiro, R$ 3.000 em fevereiro e R$ 3.000 em março. A venda é de dezembro, mas o dinheiro é do ano que vem.

Do outro lado, a coleção costuma ser paga antes de vender. O fornecedor cobra em 30, 60 e 90 dias, enquanto boa parte das peças ainda está na arara.

#Como fazer o fluxo de caixa da loja em 5 passos

Para montar o fluxo projetado, separe uma folha, uma planilha ou o caderno. O passo a passo:

1. Anote o saldo de hoje, somando a gaveta e o saldo do banco. O que a maquininha já depositou já está no banco: não some de novo.
2. Liste as entradas certas, com a data: o cartão a receber e as parcelas do crediário.
3. Liste as saídas com data: fornecedor, aluguel, salários, imposto, energia e o que mais tiver vencimento.
4. Estime as vendas à vista de cada semana pela média das mesmas semanas do ano passado.
5. Feche semana a semana, por 4 a 8 semanas. O saldo final de uma semana é o saldo inicial da seguinte.

A semana com o menor saldo final é a que pede atenção. Se ele ficar negativo, você sabe com semanas de antecedência.

#Exemplo: o fluxo de dezembro, semana a semana

Veja o fluxo projetado de uma loja de roupas para dezembro. Os números são um exemplo, com saldo inicial de R$ 15.000.

A terceira semana é a do aperto, mesmo com a loja vendendo mais do que nas duas primeiras. Nela se juntam a 2ª parcela do 13º, o imposto do mês, a reposição e a parcela da coleção. A lei manda pagar a 2ª parcela do 13º até 20 de dezembro (Lei 4.749/1965, art. 1º).

O saldo não chega a ficar negativo, mas cai para R$ 9.100. Uma reposição um pouco maior e a conta não fecharia. Saber disso no dia 1º dá tempo de agir. No dia 18, já é tarde.

#O que fazer quando o saldo vai ficar negativo?

Quando a projeção mostra uma semana no vermelho, o melhor é mexer nas datas antes de ela chegar. Algumas sugestões, para avaliar caso a caso:

• Renegociar a parcela da coleção com o fornecedor, empurrando o vencimento para depois da semana apertada.
• Adiar a reposição das peças que ainda têm estoque.
• Vender a peça parada com uma ação na loja, para virar dinheiro à vista.
• Cobrar o crediário atrasado antes da semana do aperto.
• Ter cuidado com a antecipação do cartão. Ela resolve a semana, mas tem custo: a operadora desconta uma taxa por receber antes. Veja a conta em antecipação de recebíveis: quando vale a pena.

Nenhuma dessas saídas é regra. Compare o custo de cada uma com o tamanho do buraco e escolha a mais barata.

#Fluxo de caixa, caixa do dia e DRE: qual a diferença?

O caixa do dia é a gaveta. O fluxo de caixa é o dinheiro de todas as contas, ao longo do tempo. A DRE é o lucro, contado pela data da venda e da despesa.

Uma loja pode ter lucro e ficar sem dinheiro para o boleto. A conta do lucro, com o caixa cheio que engana, está no post sobre como saber se a loja está dando lucro.

#Por que o fluxo não bate com o extrato

Quando o saldo do fluxo de caixa não bate com o banco, quase sempre falta lançar algo. Os casos mais comuns na loja:

• O repasse do cartão não foi lançado. A venda aconteceu, mas o dinheiro que caiu não entrou no fluxo.
• O repasse foi lançado com o valor da venda. O que cai na conta já vem sem a taxa da maquininha. A diferença é a taxa.
• A tarifa do banco ficou de fora. Tarifas, juros e débitos automáticos saem da conta sozinhos e precisam ser lançados.
• O saldo inicial está errado. Confira o valor e o dia em que você começou a contar.

Um próximo passo para esta semana: monte as próximas 4 semanas com o cartão a receber e as contas a pagar. Depois, marque a semana com o menor saldo.

#Como o CNOTAS mostra o fluxo de caixa

No CNOTAS, o fluxo realizado sai pronto em Financeiro › Fluxo de caixa. Para o projetado, o sistema dá as datas do que vai entrar e sair, e você monta as semanas.

#O que já aconteceu

• A tela mostra o saldo inicial, o que entrou e o que saiu por categoria, o resultado e o saldo final.
• O período é um mês, um trimestre ou um ano fechado.
• Só conta o dinheiro que está nas contas. O cartão, o cheque e o voucher entram quando o repasse cai e você lança o recebimento.
• A sangria e o suprimento não entram, porque são o dinheiro mudando de lugar. Eles ficam no movimento do dia.
• Quando o saldo não bate com o extrato, o artigo do fluxo de caixa no CNOTAS lista o que conferir, na ordem.

#O que vai entrar e sair

• O aviso Ainda não caiu na conta, na tela do fluxo, mostra quanto foi vendido no cartão, no cheque e no voucher e ainda não foi lançado como recebido.
• Em Financeiro › Cartões a receber, você confere venda por venda o que a operadora ainda vai depositar. Veja como conferir os cartões a receber.
• Em Financeiro › Contas a pagar, cada conta tem o vencimento, inclusive as parcelas do fornecedor. Veja como lançar e pagar as contas.
• Em Financeiro › Contas a receber, ficam as parcelas do crediário de cada cliente, com os atrasados em vermelho. Veja como receber as contas dos clientes.