Como classificar entradas e saídas (Categorias de contas)

As categorias de contas ficam em Financeiro › Categorias de contas. Elas classificam cada entrada e saída do financeiro (Aluguel, Energia elétrica, Salários…) e alimentam o DRE e o fluxo de caixa. O CNOTAS já vem com as categorias mais usadas, em três grupos: Receitas, Custos e Despesas. Você cria as suas dentro de qualquer grupo.

#Como a lista é organizada

A lista é uma árvore. Ela abre recolhida, só com os três grupos de cima:

• Clique num grupo para abrir ou fechar. Abrir todos os grupos e Recolher tudo abrem e fecham a árvore inteira.
• A busca acha pelo nome (ex.: Aluguel) e já abre os grupos.
• Grupo (o ícone de pasta) só junta categorias. Categoria (o ponto colorido) é onde se lança.

#As marcas das linhas

#Criar uma categoria

1. Em Financeiro › Categorias de contas, abra o grupo onde ela vai ficar (ex.: Despesas › Despesas administrativas).
2. Na linha do grupo, clique em Nova.
3. Digite o Nome (até 80 letras). O CNOTAS grava em maiúsculas.
4. Em É uma categoria ou um grupo?, deixe Categoria — onde se lança (ou escolha Grupo — só junta categorias).
5. Confira a chave Entra no resultado (lucro ou prejuízo). Ela já vem como a do grupo.
6. Clique em Salvar. Aparece "Categoria salva" (ou "Grupo salvo").

Também dá para clicar em Nova categoria, no fim da barra. Aí a janela pergunta Dentro de qual grupo? e mostra a árvore dos grupos para escolher.

#Quando desligar "Entra no resultado"

Desligue para o que só movimenta o caixa e não é lucro nem gasto da loja: empréstimos, retiradas dos sócios, investimentos, aportes. Assim o valor aparece no fluxo de caixa, mas não muda o resultado do DRE.

#Criar a categoria na hora de lançar a conta

Ao lançar uma conta a receber ou a pagar, você pode digitar uma categoria que não existe e criar ali mesmo. Ela vai direto para o grupo Receitas (na conta a receber) ou Despesas (na conta a pagar), sem subgrupo. Para deixar organizada, prefira criar pela tela de categorias, dentro do grupo certo.

#Editar, inativar e reativar

• Editar: dê duplo clique na categoria (ou use o lápis da linha). Dá para mudar o Nome e a chave Entra no resultado.
• Inativar: no menu de ações da linha, escolha Inativar. O CNOTAS pergunta "Inativar esta categoria? Ela deixa de aparecer para lançar; o histórico fica.".
• Reativar: no menu de ações da categoria inativa, escolha Reativar.
• Histórico: o menu da linha mostra quem criou, alterou ou inativou e quando.

#Onde as categorias aparecem

• Contas a receber e a pagar: a Categoria é obrigatória em toda conta lançada à mão. Veja como lançar e pagar uma conta.
• Menu do caixa do PDV: no receber ou pagar um valor direto no caixa.
• DRE: os gastos e as outras entradas aparecem por categoria. Conta sem categoria aparece como Sem categoria.
• Fluxo de caixa: o que entrou e saiu, em árvore pelas categorias.

As vendas não pedem categoria: o CNOTAS lança sozinho na categoria automática Venda de produtos.

#Quem pode mexer

Ver, criar, editar e inativar categorias são permissões do nível de acesso. Sem a de criar, o botão Nova categoria não aparece.

#Imprimir ou baixar

Clique em Opções, no alto da tela, para imprimir ou baixar a lista em PDF ou Excel.

#Mensagens e como resolver

#Perguntas frequentes

#Para que servem as categorias de contas no CNOTAS?

Elas dizem de onde veio e para onde foi cada valor do financeiro, como Aluguel, Energia elétrica ou Salários. O DRE e o fluxo de caixa usam as categorias para mostrar com o que a loja gasta e de onde vem o dinheiro.

#Como crio uma categoria nova, como Combustível?

Em Financeiro › Categorias de contas, abra o grupo certo (por exemplo, Despesas › Despesas administrativas) e clique em Nova na linha do grupo. Digite o nome e clique em Salvar.

#Por que não consigo editar a categoria Aluguel?

As categorias que já vêm no CNOTAS são do sistema e não se alteram nem se inativam. Você pode criar as suas dentro de qualquer grupo, e essas se editam.

#O que quer dizer "só no caixa" numa categoria?

A categoria não entra no lucro ou prejuízo (DRE), só no fluxo de caixa. É o caso de empréstimos, retiradas dos sócios, investimentos e pagamento de fornecedores de mercadoria.

#Por que algumas categorias não aparecem quando lanço uma conta?

As marcadas como automática só recebem lançamentos do próprio sistema, como Venda de produtos e Taxas de cartão e maquininha. As inativas e os grupos também não aparecem para lançar.