# Como classificar entradas e saídas (Categorias de contas) > Em Financeiro › Categorias de contas você cria as suas categorias dentro dos grupos de receitas, custos e despesas e escolhe se cada uma entra no lucro (DRE). Fonte: https://cnotas.com.br/ajuda/categorias-de-contas · Atualizado em 2026-11-01 · Equipe CNOTAS As categorias de contas ficam em **Financeiro › Categorias de contas**. Elas classificam cada entrada e saída do financeiro (Aluguel, Energia elétrica, Salários…) e alimentam o [DRE](https://cnotas.com.br/ajuda/dre) e o [fluxo de caixa](https://cnotas.com.br/ajuda/fluxo-de-caixa). O CNOTAS já vem com as categorias mais usadas, em três grupos: **Receitas**, **Custos** e **Despesas**. Você cria as suas dentro de qualquer grupo. ![Tela Categorias de contas do CNOTAS com os grupos Receitas, Custos e Despesas, as Despesas financeiras abertas e as marcas automática e só no caixa](https://cnotas.com.br/imagens/ajuda/financeiro/categorias-de-contas-cnotas-lista.webp) ## Como a lista é organizada A lista é uma árvore. Ela abre recolhida, só com os três grupos de cima: | Grupo | O que entra | |---|---| | **Receitas** | O que entra: vendas, serviços, juros recebidos. | | **Custos** | O que custou o que foi vendido: mercadorias, serviços. | | **Despesas** | O que sai para manter a empresa: aluguel, salários, contas. | - Clique num grupo para abrir ou fechar. **Abrir todos os grupos** e **Recolher tudo** abrem e fecham a árvore inteira. - A busca acha pelo nome (ex.: Aluguel) e já abre os grupos. - **Grupo** (o ícone de pasta) só junta categorias. **Categoria** (o ponto colorido) é onde se lança. ### As marcas das linhas | Marca | O que quer dizer | |---|---| | **automática** | Só o sistema lança nela (vendas, juros, taxas, devoluções…). Não aparece quando você lança uma conta à mão. | | **só no caixa** | Não entra no resultado (DRE), só no fluxo de caixa. Ex.: empréstimos, retiradas dos sócios, investimentos, pagamento de fornecedores de mercadoria. | | **inativa** | Não aparece mais para lançar. O que já foi lançado nela continua. | ## Criar uma categoria 1. Em **Financeiro › Categorias de contas**, abra o grupo onde ela vai ficar (ex.: **Despesas › Despesas administrativas**). 2. Na linha do grupo, clique em **Nova**. 3. Digite o **Nome** (até 80 letras). O CNOTAS grava em maiúsculas. 4. Em **É uma categoria ou um grupo?**, deixe **Categoria — onde se lança** (ou escolha **Grupo — só junta categorias**). 5. Confira a chave **Entra no resultado (lucro ou prejuízo)**. Ela já vem como a do grupo. 6. Clique em **Salvar**. Aparece "Categoria salva" (ou "Grupo salvo"). Também dá para clicar em **Nova categoria**, no fim da barra. Aí a janela pergunta **Dentro de qual grupo?** e mostra a árvore dos grupos para escolher. ![Janela Nova categoria do CNOTAS com o Nome (passo 3), É uma categoria ou um grupo? (passo 4) e a chave Entra no resultado (passo 5)](https://cnotas.com.br/imagens/ajuda/financeiro/categorias-de-contas-cnotas-nova-categoria.webp) > **Importante:** O tipo (categoria ou grupo) e o grupo onde ela fica **não mudam depois**. O código da categoria sai sozinho, na sequência do grupo. ### Quando desligar "Entra no resultado" Desligue para o que só movimenta o caixa e não é lucro nem gasto da loja: empréstimos, retiradas dos sócios, investimentos, aportes. Assim o valor aparece no fluxo de caixa, mas não muda o resultado do DRE. ### Criar a categoria na hora de lançar a conta Ao lançar uma conta a receber ou a pagar, você pode digitar uma categoria que não existe e criar ali mesmo. Ela vai direto para o grupo **Receitas** (na conta a receber) ou **Despesas** (na conta a pagar), sem subgrupo. Para deixar organizada, prefira criar pela tela de categorias, dentro do grupo certo. ## Editar, inativar e reativar - **Editar**: dê duplo clique na categoria (ou use o lápis da linha). Dá para mudar o **Nome** e a chave **Entra no resultado**. - **Inativar**: no menu de ações da linha, escolha **Inativar**. O CNOTAS pergunta "Inativar esta categoria? Ela deixa de aparecer para lançar; o histórico fica.". - **Reativar**: no menu de ações da categoria inativa, escolha **Reativar**. - **Histórico**: o menu da linha mostra quem criou, alterou ou inativou e quando. > **Atenção:** As categorias que vêm no CNOTAS são **do sistema**: não se alteram nem se inativam. Só as que a sua loja criou se editam. Um grupo só se inativa sem categorias ativas dentro, e uma categoria só se reativa com o grupo dela ativo. ## Onde as categorias aparecem - **Contas a receber e a pagar**: a **Categoria** é obrigatória em toda conta lançada à mão. Veja [como lançar e pagar uma conta](https://cnotas.com.br/ajuda/contas-a-pagar). - **Menu do caixa do PDV**: no [receber ou pagar um valor direto no caixa](https://cnotas.com.br/ajuda/receber-e-pagar-no-caixa). - **DRE**: os gastos e as outras entradas aparecem por categoria. Conta sem categoria aparece como **Sem categoria**. - **Fluxo de caixa**: o que entrou e saiu, em árvore pelas categorias. As vendas não pedem categoria: o CNOTAS lança sozinho na categoria automática **Venda de produtos**. ## Quem pode mexer Ver, criar, editar e inativar categorias são permissões do [nível de acesso](https://cnotas.com.br/ajuda/niveis-de-acesso). Sem a de criar, o botão **Nova categoria** não aparece. ## Imprimir ou baixar Clique em **Opções**, no alto da tela, para imprimir ou baixar a lista em PDF ou Excel. ## Mensagens e como resolver | Mensagem | O que fazer | |---|---| | "Escolha em qual grupo a categoria fica" | Na janela, escolha o grupo em **Dentro de qual grupo?**. | | "Informe o nome" | Preencha o **Nome**. | | "É do sistema: não se altera nem se inativa" | É uma categoria padrão. Crie a sua dentro do mesmo grupo, se precisar de outro nome. | | "Este registro é reservado do sistema: esta alteração não é permitida." | Mesma coisa: a categoria do sistema não se altera. | | "Essa alteração não é permitida nas categorias de contas." | Você tentou inativar um grupo que ainda tem categorias ativas, ou reativar uma categoria de um grupo inativo. Inative (ou reative) primeiro o que está dentro (ou o grupo). | | "Seu nível de acesso não deixa alterar" | Peça a quem administra a permissão de editar categorias. | ## Perguntas frequentes ### Para que servem as categorias de contas no CNOTAS? Elas dizem de onde veio e para onde foi cada valor do financeiro, como Aluguel, Energia elétrica ou Salários. O DRE e o fluxo de caixa usam as categorias para mostrar com o que a loja gasta e de onde vem o dinheiro. ### Como crio uma categoria nova, como Combustível? Em Financeiro › Categorias de contas, abra o grupo certo (por exemplo, Despesas › Despesas administrativas) e clique em Nova na linha do grupo. Digite o nome e clique em Salvar. ### Por que não consigo editar a categoria Aluguel? As categorias que já vêm no CNOTAS são do sistema e não se alteram nem se inativam. Você pode criar as suas dentro de qualquer grupo, e essas se editam. ### O que quer dizer "só no caixa" numa categoria? A categoria não entra no lucro ou prejuízo (DRE), só no fluxo de caixa. É o caso de empréstimos, retiradas dos sócios, investimentos e pagamento de fornecedores de mercadoria. ### Por que algumas categorias não aparecem quando lanço uma conta? As marcadas como automática só recebem lançamentos do próprio sistema, como Venda de produtos e Taxas de cartão e maquininha. As inativas e os grupos também não aparecem para lançar. --- O CNOTAS é um sistema de gestão (ERP) online com emissor de nota fiscal (NF-e e NFC-e), frente de caixa (PDV), controle de estoque com grade, condicional, compras e financeiro, desenvolvido pela EMS Tecnologia (no mercado desde 2008, criadora da Mheads). Teste grátis de 7 dias, sem cartão.