# Como importar as notas que os fornecedores emitiram para a loja

> As notas que os fornecedores emitem para o CNPJ da loja chegam sozinhas da SEFAZ em Estoque › Compras › Notas destinadas. Veja como lançar, esconder e baixar.

Fonte: https://cnotas.com.br/ajuda/notas-destinadas · Atualizado em 2026-11-01 · Equipe CNOTAS

As notas fiscais que os fornecedores emitem para o CNPJ da sua loja chegam sozinhas ao CNOTAS, de hora em hora, e ficam em **Estoque › Compras**, na aba **Notas destinadas**. Para dar entrada na mercadoria, clique em **Lançar compra** na linha da nota: ela vira a compra, item por item, sem precisar baixar nem importar o XML.

## Onde ficam

1. No menu, abra **Estoque › Compras**.
2. Clique na aba **Notas destinadas**.

Também dá para chegar pelo **+** da lista de Compras, na opção **Buscar nas notas destinadas** (tecla `1`).

A lista abre na situação **A lançar**, de qualquer data: a nota do mês passado que ainda não foi lançada continua aparecendo.

![Tela Notas destinadas do CNOTAS com a lista de notas (Nº, Emitida, Fornecedor, Valor, Situação) e o filtro de Situação aberto](https://cnotas.com.br/imagens/ajuda/estoque-e-compras/notas-destinadas-cnotas-lista.webp)

## Filtros da lista

| Filtro | Como funciona |
|---|---|
| **Busca** | Pelo **nome do fornecedor** ou pelo **número da nota**. O CNPJ não acha: digite o nome. |
| **Situação** | **A lançar** · **Lançadas** · **A lançar e lançadas** · **Escondidas**. Cada uma mostra quantas notas tem. |
| **Emitida em** | O período da emissão da nota. **Qualquer data** mostra todas. |

> **Dica:** A lista mostra até 2.000 notas por vez. Se aparecer o aviso "Apareceram só as 2.000 primeiras notas", escolha um período menor.

## O que cada situação quer dizer

| Selo | O que é | O que fazer |
|---|---|---|
| **A lançar** | A nota chegou completa e ainda não virou compra nem conta. | Clique em **Lançar compra** (ou lance só no financeiro). |
| **Só o resumo chegou** | A SEFAZ mandou só o resumo. Os itens e o XML ainda estão chegando. | Espere a próxima busca, de hora em hora. |
| **Virou compra** | A nota já é uma compra no CNOTAS. | Clique no selo para abrir a compra. |
| **No Financeiro** | A nota foi lançada só como conta a pagar. | Veja em **Financeiro › Contas a pagar**. |
| **Cancelada pelo fornecedor** | O fornecedor cancelou a nota na SEFAZ. Fica em vermelho. | Ela não vale: não vira compra nem conta. |
| **Negada pela SEFAZ** | A SEFAZ negou a nota. | Ela não vale. |
| **Escondida** | Alguém tirou a nota da lista **A lançar**. | Para ver, filtre **Escondidas**. |

Se a sua empresa também lança as notas em outro sistema ligado à mesma conta, a nota lançada lá aparece como **No ERP (compra)** ou **No ERP (contas)**.

## Lançar a nota como compra (mercadoria)

1. Na nota **A lançar**, clique em **Lançar compra**.
2. A compra abre com os itens da nota. Ligue cada item ao seu produto, confira o custo e o fator.
3. Clique em **Confirmar a compra**.

O passo a passo completo (ligar o item, fator de caixa, custo, preço e as contas a pagar) está em [como lançar uma compra](https://cnotas.com.br/ajuda/lancar-compra). Ao confirmar, a nota passa para **Lançadas** com o selo **Virou compra**.

> **Dica:** Lançou e cancelou a compra depois? A nota volta para **A lançar** e pode ser lançada de novo.

## Lançar só no financeiro (não é mercadoria)

Para a nota que não é mercadoria de revenda, como energia, serviço ou material de uso:

1. Na nota, abra **Ações** e escolha **Lançar só no financeiro (não é mercadoria)**.
2. Confira o **Fornecedor**. Sem cadastro, clique em **Cadastrar com os dados da nota** ou, se ele já existe com outro nome, em **Já tem cadastro com outro nome? Escolher**.
3. Escolha a **Categoria** (por exemplo, Energia, Aluguel, Material de limpeza). É o que faz o resultado (DRE) mostrar onde foi o dinheiro.
4. Confira **As parcelas**: documento, vencimento e valor. A soma precisa fechar com o total da nota. Se a nota não trouxe parcelas, vem uma só, com o total.
5. Clique em **Lançar as contas a pagar** (ou `Ctrl`+`Enter`; no Mac, `⌘`+`Enter`).

A nota vira conta a pagar e **não mexe no estoque**. Veja [contas a pagar](https://cnotas.com.br/ajuda/contas-a-pagar).

> **Atenção:** Depois de lançada, a nota não volta por aqui. Se lançou errado, cancele as contas em **Financeiro › Contas a pagar**.

## Outras ações da nota

No botão **Ações** de cada nota:

| Ação | O que faz |
|---|---|
| **Ver o DANFE** | Abre a impressão da nota em PDF. |
| **Baixar o XML (para o contador)** | Baixa o arquivo .xml da nota. |
| **Ver o que aconteceu com a nota** | Mostra os eventos que chegaram com a nota, como o cancelamento ou a carta de correção. |
| **Esconder esta nota** | Tira a nota da lista **A lançar**. Pede o motivo, com pelo menos 15 letras e 3 palavras. |
| **Mostrar de novo** | Na nota escondida, devolve ela para **A lançar**. |

O DANFE, o XML e o lançamento só ficam disponíveis depois que o XML da nota chega.

## A nota não apareceu

O CNOTAS busca as notas novas na SEFAZ de hora em hora. Se a nota de um fornecedor não apareceu:

- Confira o filtro: a nota pode estar em **Escondidas** ou fora do período escolhido.
- Veja o registro de cada busca em **Estoque › Compras › Buscas na SEFAZ**. O passo a passo está em [buscas na SEFAZ](https://cnotas.com.br/ajuda/buscas-na-sefaz).
- Tem o XML que o fornecedor mandou por e-mail? Importe o arquivo pelo **+** de Compras, opção **Importar o XML da nota**.

## Quem pode usar

| Ação | Permissão no nível de acesso |
|---|---|
| Ver a lista, o DANFE e o XML | Compras › Notas de entrada (ver) |
| Esconder e mostrar de novo | Compras › Notas de entrada (editar) |
| Lançar compra | Compras › Importar nota como compra (XML ou SEFAZ) |
| Lançar só no financeiro | Financeiro (criar) |

Sem a permissão, a opção mostra **(pede a senha)**: quem pode autoriza com o próprio usuário e senha. Veja [liberação por senha](https://cnotas.com.br/ajuda/liberacao-por-senha).

## Mensagens de erro mais comuns

| Mensagem | O que fazer |
|---|---|
| Esta nota foi cancelada pelo fornecedor na SEFAZ: ela não vale mais, então não vira compra nem conta a pagar. | A nota não vale. Fale com o fornecedor. |
| Esta nota já virou a compra nº … | A nota já foi lançada. Clique em **Abrir a compra**. |
| Esta nota já foi lançada aqui. | Ela já virou conta a pagar. Procure em **Financeiro › Contas a pagar**. |
| O XML desta nota ainda não chegou da SEFAZ. Costuma chegar na próxima busca (de hora em hora): tente mais tarde. | Espere a próxima busca ou importe o XML que o fornecedor mandou. |
| Esta nota está escondida: mostre de novo antes | Em **Ações**, clique em **Mostrar de novo**. |
| Escreva o motivo com pelo menos 15 letras e 3 palavras | Explique melhor por que está escondendo a nota. |
| O serviço das notas não respondeu agora. Tente de novo em instantes — as notas não sumiram. | Espere um pouco e atualize a lista. |

## Perguntas frequentes

### Onde ficam as notas que o fornecedor emitiu para a minha loja no CNOTAS?

Em Estoque › Compras, na aba Notas destinadas. Elas chegam sozinhas da SEFAZ, de hora em hora. As que ainda não foram lançadas ficam na situação A lançar.

### Preciso baixar o XML da nota do fornecedor para lançar a compra?

Não. Na nota destinada, clique em Lançar compra e a nota vira a compra, item por item. O XML só precisa ser importado à mão quando a nota não aparece na lista.

### A nota é de luz, serviço ou material de uso. Como lanço sem mexer no estoque?

Na nota, abra Ações e escolha Lançar só no financeiro (não é mercadoria). Ela vira conta a pagar na categoria que você escolher e não mexe no estoque.

### Por que a nota aparece como Só o resumo chegou?

A SEFAZ mandou primeiro o resumo da nota, sem os itens nem o XML. O resto costuma chegar na próxima busca, que é de hora em hora. Até lá, a nota não pode ser lançada.

### Dá para tirar da lista uma nota que não é da loja?

Sim. Em Ações, escolha Esconder esta nota e escreva o motivo, com pelo menos 15 letras e 3 palavras. Ela vai para a situação Escondidas e pode ser mostrada de novo.

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