# O que é inutilizar o número da nota (e quando fazer) > Entenda o que é a inutilização de número da NF-e e da NFC-e, o prazo oficial, a mudança em SP, BA e AC e como o CNOTAS inutiliza o número de uma nota não autorizada. Fonte: https://cnotas.com.br/ajuda/inutilizar-numero · Atualizado em 2026-11-01 · Equipe CNOTAS **Inutilizar** é declarar à SEFAZ que um número da série **não virou nota autorizada**, para a numeração não ficar com um buraco sem explicação. Pela regra nacional, o pedido deve ser feito **até o dia 10 do mês seguinte** ao da quebra da sequência. No CNOTAS, você inutiliza o número de uma nota que **não foi autorizada** pelo próprio botão **Cancelar a nota (inutilizar o número)…**, ou ao **descartar** uma nota pendente que já tinha número. ## Cancelar ou inutilizar? | Situação da nota | O que se faz | No CNOTAS | |---|---|---| | **Autorizada** | Cancelar a nota | **Cancelar a nota…** (veja [como cancelar](https://cnotas.com.br/ajuda/cancelar-nota)) | | **Recusada pela SEFAZ** | Corrigir e enviar de novo com o mesmo número **ou** inutilizar o número | **Montar de novo e enviar** ou **Cancelar a nota (inutilizar o número)…** | | **Esperando a SEFAZ** | Primeiro saber se foi aprovada | **Cancelar a nota (inutilizar o número)…** pergunta à SEFAZ antes | | **Pendente** com número | Descartar e inutilizar | **Opções › Descartar e inutilizar o número…** | | **Denegada** | Nada: o número já ficou registrado na SEFAZ | — | > **Dica:** O CNOTAS usa um botão só, **Cancelar a nota**, e faz o certo pela situação: na nota autorizada ele cancela; na que não foi autorizada ele inutiliza o número. ## A regra oficial - **NF-e:** o emitente deve pedir a inutilização dos números não usados, quando houver quebra na sequência, **até o dia 10 do mês seguinte** (Ajuste SINIEF 07/05, cláusula décima quarta). - **NFC-e:** a mesma regra e o mesmo prazo (Ajuste SINIEF 19/16, cláusula décima sexta). - O pedido é assinado com o certificado digital da empresa e a SEFAZ devolve um protocolo. > **Importante:** **Acre, Bahia e São Paulo:** desde **01/11/2026**, o pedido de inutilização de número **não se aplica** a esses três estados. Para a NF-e, a mudança veio pelo Ajuste SINIEF 40/26; para a NFC-e, pelo Ajuste SINIEF 38/26 (os dois acrescentaram o § 6º às cláusulas acima). Se a sua loja é de um desses estados, converse com a sua contabilidade sobre como tratar o número que não virou nota. ## Como inutilizar o número no CNOTAS ### Nota recusada ou esperando a SEFAZ 1. Vá em **Contábil › Notas emitidas** e encontre a nota (situação **Recusada pela SEFAZ** ou **Esperando a SEFAZ**). 2. Clique em **Ações** e escolha **Cancelar a nota (inutilizar o número)…**. 3. Em **Por quê?**, escreva o motivo, de **15 a 255 letras**. Ele vai para a SEFAZ como justificativa. 4. Clique em **Cancelar a nota** (ou `Ctrl` + `Enter`). 5. A nota passa a aparecer como **Número inutilizado**. A venda continua de pé e pode emitir outra nota, com outro número. > **Atenção:** Na nota **Esperando a SEFAZ**, o CNOTAS pergunta à SEFAZ antes de inutilizar. Se ela já tinha aprovado a nota, a nota vira **Autorizada** e o caminho passa a ser **cancelar**. ### Nota pendente que já tinha número 1. Abra a nota pendente (em **Contábil › Notas emitidas**, situação **Pendentes (não enviadas)**). 2. Clique em **Opções** e escolha **Descartar e inutilizar o número…**. 3. Escreva o motivo (de 15 a 255 letras) e clique em **Descartar e inutilizar o nº …**. Se a nota pendente ainda não tinha número, a opção é só **Descartar a nota…**, sem inutilização. > **Dica:** Se a SEFAZ estiver fora do ar na hora do descarte, a nota é descartada assim mesmo e o número fica como nota **Recusada pela SEFAZ** na lista. Depois, inutilize por **Ações › Cancelar a nota (inutilizar o número)…**. ## O que o CNOTAS faz e o que não faz - Inutiliza **o número de uma nota dele**, uma de cada vez, pela própria nota. - **Não** tem tela para inutilizar uma **faixa** de números nem números que não passaram pelo CNOTAS (por exemplo, de outro sistema que usava a mesma série). Para esses casos, fale com a sua contabilidade. - **Não** avisa sobre o prazo do dia 10. Confira em **Contábil › Notas emitidas**, com a situação **Recusadas**, se ficou algum número para resolver no fim do mês. > **Dica:** Para evitar números perdidos, use uma série só para o CNOTAS, em **Contábil › Séries fiscais**. Veja [séries fiscais](https://cnotas.com.br/ajuda/series-fiscais). ## Mensagens que podem aparecer | Mensagem | O que fazer | |---|---| | "Escreva o motivo com pelo menos 15 letras: ele vai para a SEFAZ" | Complete a justificativa. | | "A SEFAZ já tinha aprovado esta nota: agora o caminho é cancelá-la (clique de novo em Cancelar a nota)." | A nota valeu. Clique de novo em **Cancelar a nota** para cancelar dentro do prazo. | | "A SEFAZ ainda não decidiu sobre esta nota. Espere um pouco e tente de novo." | Espere a resposta e tente de novo. | | "O número desta nota não pode ser inutilizado na situação em que está." | A nota já foi cancelada, inutilizada ou denegada. Não há o que fazer. | | "A SEFAZ recusou o pedido (código …)" | Mostre o código e a mensagem à sua contabilidade ou ao suporte. Veja a [lista de rejeições](https://cnotas.com.br/ajuda/lista-de-rejeicoes-nfc-e-e-nf-e). | ## Perguntas frequentes ### O que é inutilizar o número da nota fiscal? É avisar a SEFAZ que um número da série não virou nota autorizada, para a sequência da numeração não ficar com um buraco sem explicação. ### Qual o prazo para inutilizar a numeração da NF-e e da NFC-e? Até o dia 10 do mês seguinte ao da quebra da sequência (Ajuste SINIEF 07/05, cláusula décima quarta, para a NF-e, e Ajuste SINIEF 19/16, cláusula décima sexta, para a NFC-e). ### Qual a diferença entre cancelar e inutilizar? Cancela-se a nota que foi autorizada pela SEFAZ. Inutiliza-se o número da nota que nunca foi autorizada (recusada ou que não chegou a valer). ### Posso inutilizar uma faixa de números no CNOTAS? Não. O CNOTAS inutiliza o número de uma nota dele, uma de cada vez, pela própria nota. Ele não tem tela para inutilizar uma faixa de números. ### Em São Paulo ainda existe inutilização de número? Desde 01/11/2026, o pedido de inutilização da NF-e e da NFC-e não se aplica aos estados do Acre, da Bahia e de São Paulo (Ajustes SINIEF 40/26 e 38/26). Fale com a sua contabilidade sobre como tratar o número não usado. ## Fontes - [Ajuste SINIEF 07/05, cláusula décima quarta (inutilização de número da NF-e) — CONFAZ](https://www.confaz.fazenda.gov.br/legislacao/ajustes/2005/AJ_007_05) - [Ajuste SINIEF 19/16, cláusula décima sexta (inutilização de número da NFC-e) — CONFAZ](https://www.confaz.fazenda.gov.br/legislacao/ajustes/2016/AJ_019_16) --- O CNOTAS é um sistema de gestão (ERP) online com emissor de nota fiscal (NF-e e NFC-e), frente de caixa (PDV), controle de estoque com grade, condicional, compras e financeiro, desenvolvido pela EMS Tecnologia (no mercado desde 2008, criadora da Mheads). 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