Como cadastrar um cliente

Os clientes do CNOTAS ficam em Vendas › Clientes. Para cadastrar, clique no + no fim da barra, digite o CPF ou o CNPJ (a lupa busca os dados), confira o nome, o telefone e o endereço e clique em Salvar. Só o nome é obrigatório; o resto você completa quando precisar, por exemplo, para emitir uma NF-e ou liberar o crediário.

#Passo a passo

1. Abra Vendas › Clientes.
2. Clique no + no fim da barra (Nova pessoa (cliente ou fornecedor)). A página Novo cliente ou fornecedor abre com o cursor no documento.
3. Em Documento, confira o País do documento (o país que emitiu o documento, não a nacionalidade) e escolha Pessoa (CPF) ou Empresa (CNPJ).
4. Digite o CPF ou o CNPJ. Se esse documento já estiver cadastrado, o CNOTAS avisa na hora e mostra o botão Abrir o cadastro.
5. Aperte Enter ou clique na lupa para buscar os dados do documento. O que a consulta trouxer (nome, inscrição estadual, telefones, endereços) só preenche o que está vazio.
6. Confira o Nome (na empresa, o Nome fantasia) e, se for empresa, a Razão social.
7. Preencha o Contato e o Endereço (veja abaixo).
8. Clique em Salvar. A mensagem "Pessoa salva" confirma e a tela volta para a lista.

#Pessoa física ou empresa

O documento digitado decide o tipo: CPF é Pessoa, CNPJ é Empresa. Os campos mudam conforme o tipo:

Pessoa física não tem inscrição estadual, por isso o CNOTAS já marca como não contribuinte. Na empresa, se tiver dúvida sobre a situação, use a lupa do documento: ela traz o indicador certo do CNPJ.

#O que é obrigatório e por quê

Para salvar, o CNOTAS só pede o Nome e que o cadastro seja de cliente, de fornecedor ou dos dois. Alguns usos, porém, precisam de mais dados:

Se você tentar emitir a NF-e com o cadastro incompleto, o CNOTAS diz o que falta, por exemplo: "A NF-e precisa do cadastro do cliente completo (falta: o CPF/CNPJ, a rua, o bairro…)". Para a NFC-e, nada disso é necessário. Veja como emitir a nota de uma venda.

#Contato

Em Contato, use + Telefone e + E-mail para incluir quantos quiser. O primeiro telefone e o primeiro e-mail são os principais.

• Cada telefone tem o país (a bandeira com o código) e o número. No Brasil, digite com DDD.
• Cada e-mail tem um tipo: Principal, Recebe a nota (XML), Financeiro ou Outro.
• Com e-mail cadastrado, a nota fiscal pode ir para o cliente.

#Endereço pelo CEP

1. Em Endereços, clique em + Endereço.
2. Digite o CEP e aperte Enter (ou clique na lupa). A rua, o bairro, a cidade, a UF e o código IBGE se preenchem.
3. Complete o Nº e o Complemento.
4. Não sabe o CEP? Clique em Não sabe o CEP?, digite a rua, a cidade e a UF e escolha o CEP da faixa de números certa.

O primeiro endereço é o Principal, o que vai na nota. Para trocar, clique em Tornar principal no outro endereço. Cada endereço também pode ser marcado como Entrega, Cobrança ou Outro.

#Liberar crediário e condicional

As seções Crediário (venda a prazo) e Condicional aparecem quando o interruptor Cliente está ligado.

Crediário (o cliente leva agora e paga depois):

1. Ligue o interruptor Crediário (passa de Bloqueado para Liberado).
2. Informe o Limite de crédito: até quanto o cliente pode ficar devendo. Sem limite, o crediário não é liberado.
3. Se quiser, diga em Por que mudou? o motivo. Ele fica no Histórico do crédito.

Na venda, o limite conta o que o cliente já deve em contas a receber em aberto mais o valor da compra nova. Passou do limite, o CNOTAS não fecha o crediário.

Condicional (o cliente leva peças para experimentar e depois devolve ou compra):

1. Ligue Pode levar condicional.
2. Se quiser, informe o Limite em valor com ele (vazio é sem limite).
3. Se este cliente tiver um prazo diferente do da loja, ligue Prazo diferente do da loja e diga os dias.

Para suspender a condicional de quem já estava liberado, desligue o interruptor: o CNOTAS pede o motivo.

#Inativar um cliente

No CNOTAS, nenhum cliente é apagado. Ele é inativado: sai da venda e das buscas, e o histórico fica.

1. Em Vendas › Clientes, abra Ações na linha do cliente.
2. Escolha Inativar e confirme.

Também dá para usar o interruptor Ativo no alto do cadastro. Para ver os inativos na lista, abra Mais filtros › Situação › Todas. Para voltar a usar, escolha Reativar em Ações.

#Cadastro rápido no PDV

Não precisa sair do caixa para cadastrar um cliente novo. Na venda aberta em Vendas › PDV:

1. Na coluna da direita, em Cliente, clique em Escolher.
2. Digite o nome, o telefone, o CPF ou o código. Se a pessoa já tiver cadastro, escolha na lista.
3. Não achou? Clique em Cadastrar um cliente novo (ou Cadastrar com este telefone, se você buscou pelo número).
4. Na janela Cliente novo, preencha o Nome (obrigatório) e, se quiser, o Celular (com DDD) e o CPF.
5. Clique em Cadastrar e usar. O cliente já entra na venda.

Se o celular digitado já for de alguém, o CNOTAS pergunta "É essa pessoa?": aperte S para usar a pessoa ou N para seguir com o cadastro novo. O endereço e o e-mail ficam para depois, no cadastro completo. Veja como fazer uma venda no PDV.

#Mensagens de erro e como resolver

#Perguntas frequentes

#Quais campos são obrigatórios no cadastro do cliente?

Só o nome. O CPF ou CNPJ, o telefone, o e-mail e o endereço são opcionais para salvar. Mas a NF-e só sai com o CPF ou CNPJ e o endereço completo, e o crediário só é liberado com um limite de crédito.

#Posso cadastrar dois clientes com o mesmo CPF?

Não. O CPF ou CNPJ é único na loja, mesmo que o outro cadastro esteja inativo. Ao terminar de digitar o documento, o CNOTAS avisa quem já tem esse número e oferece abrir o cadastro.

#Dois clientes podem ter o mesmo telefone?

Podem. Pessoas da mesma casa costumam dividir o telefone. O CNOTAS só avisa que o número já é de outra pessoa e pergunta se é a mesma. Se não for, é só salvar assim mesmo.

#Dá para excluir um cliente?

Não. O cliente é inativado, não apagado. Ele sai da venda e das buscas, mas o histórico de compras fica guardado. Para voltar a usar, é só reativar.

#Preciso cadastrar o cliente para vender?

Não. A venda sem cliente vai para o Consumidor não identificado. O cadastro é necessário para vender no crediário, para a condicional e para emitir a NF-e.