# Como cadastrar um cliente

> Cadastre o cliente em Vendas › Clientes pelo CPF ou CNPJ, com a busca dos dados, o endereço pelo CEP, o crediário, a condicional e o cadastro rápido no PDV.

Fonte: https://cnotas.com.br/ajuda/cadastrar-cliente · Atualizado em 2026-11-01 · Equipe CNOTAS

**Videoaula:** https://www.youtube.com/watch?v=tDYreGBkLug

Os clientes do CNOTAS ficam em **Vendas › Clientes**. Para cadastrar, clique no **+** no fim da barra, digite o CPF ou o CNPJ (a lupa busca os dados), confira o nome, o telefone e o endereço e clique em **Salvar**. Só o nome é obrigatório; o resto você completa quando precisar, por exemplo, para emitir uma NF-e ou liberar o crediário.

> **Dica:** Na videoaula, o menu aparece como "Cadastros › Clientes e fornecedores". Hoje os clientes ficam em **Vendas › Clientes** e os fornecedores em **Estoque › Fornecedores**. As duas abrem a mesma tela de cadastro.

![Lista de clientes do CNOTAS com a busca, o filtro Mostrar, o botão + e os clientes cadastrados com cidade e telefone](https://cnotas.com.br/imagens/ajuda/cadastros/cliente-cnotas-lista-de-clientes.webp)

## Passo a passo

1. Abra **Vendas › Clientes**.
2. Clique no **+** no fim da barra (**Nova pessoa (cliente ou fornecedor)**). A página **Novo cliente ou fornecedor** abre com o cursor no documento.
3. Em **Documento**, confira o **País do documento** (o país que emitiu o documento, não a nacionalidade) e escolha **Pessoa (CPF)** ou **Empresa (CNPJ)**.
4. Digite o CPF ou o CNPJ. Se esse documento já estiver cadastrado, o CNOTAS avisa na hora e mostra o botão **Abrir o cadastro**.
5. Aperte Enter ou clique na lupa para buscar os dados do documento. O que a consulta trouxer (nome, inscrição estadual, telefones, endereços) só preenche o que está vazio.
6. Confira o **Nome** (na empresa, o **Nome fantasia**) e, se for empresa, a **Razão social**.
7. Preencha o **Contato** e o **Endereço** (veja abaixo).
8. Clique em **Salvar**. A mensagem "Pessoa salva" confirma e a tela volta para a lista.

![Seção Documento do cadastro de cliente no CNOTAS, com o país do documento, os botões Pessoa (CPF) e Empresa (CNPJ) e o CPF com a lupa](https://cnotas.com.br/imagens/ajuda/cadastros/cliente-cnotas-secao-documento.webp)

> **Dica:** No alto da página ficam os interruptores **Cliente** e **Fornecedor**. Quem compra e também vende para a sua loja pode ficar com os dois ligados, num cadastro só. Veja [como cadastrar um fornecedor](https://cnotas.com.br/ajuda/cadastrar-fornecedor).

## Pessoa física ou empresa

O documento digitado decide o tipo: CPF é **Pessoa**, CNPJ é **Empresa**. Os campos mudam conforme o tipo:

| Campo | Pessoa (CPF) | Empresa (CNPJ) |
|---|---|---|
| Nome | **Nome** | **Nome fantasia** |
| Razão social | não tem | **Razão social** |
| Data | **Nascimento** | **Data de abertura** |
| Sexo | opcional | não tem |
| Contribuinte do ICMS | fixo: não contribuinte | escolha: contribuinte, isento ou não contribuinte |
| Inscrição estadual | não tem | obrigatória para o contribuinte |

Pessoa física não tem inscrição estadual, por isso o CNOTAS já marca como não contribuinte. Na empresa, se tiver dúvida sobre a situação, use a lupa do documento: ela traz o indicador certo do CNPJ.

> **Importante:** Cliente de outro país? Troque o **País do documento**. Aí o campo aceita o documento de lá (passaporte, cédula) e não aceita CPF ou CNPJ. A lupa só funciona para documento brasileiro.

## O que é obrigatório e por quê

Para **salvar**, o CNOTAS só pede o **Nome** e que o cadastro seja de cliente, de fornecedor ou dos dois. Alguns usos, porém, precisam de mais dados:

| Para | O cadastro precisa de |
|---|---|
| Vender e fazer orçamento | Só o nome (o orçamento também pede o telefone) |
| Emitir a **NF-e** | CPF ou CNPJ, endereço completo (rua, bairro, cidade, UF e o código IBGE da cidade) e a inscrição estadual, se for contribuinte |
| Vender no **crediário** | Crediário liberado e limite de crédito |
| Mandar a nota por e-mail | Um e-mail |

Se você tentar emitir a NF-e com o cadastro incompleto, o CNOTAS diz o que falta, por exemplo: "A NF-e precisa do cadastro do cliente completo (falta: o CPF/CNPJ, a rua, o bairro…)". Para a NFC-e, nada disso é necessário. Veja [como emitir a nota de uma venda](https://cnotas.com.br/ajuda/emitir-nota-da-venda).

## Contato

Em **Contato**, use **+ Telefone** e **+ E-mail** para incluir quantos quiser. O primeiro telefone e o primeiro e-mail são os principais.

- Cada telefone tem o país (a bandeira com o código) e o número. No Brasil, digite com DDD.
- Cada e-mail tem um tipo: **Principal**, **Recebe a nota (XML)**, **Financeiro** ou **Outro**.
- Com e-mail cadastrado, a nota fiscal pode ir para o cliente.

## Endereço pelo CEP

1. Em **Endereços**, clique em **+ Endereço**.
2. Digite o **CEP** e aperte Enter (ou clique na lupa). A rua, o bairro, a cidade, a UF e o código IBGE se preenchem.
3. Complete o **Nº** e o **Complemento**.
4. Não sabe o CEP? Clique em **Não sabe o CEP?**, digite a rua, a cidade e a UF e escolha o CEP da faixa de números certa.

O primeiro endereço é o **Principal**, o que vai na nota. Para trocar, clique em **Tornar principal** no outro endereço. Cada endereço também pode ser marcado como **Entrega**, **Cobrança** ou **Outro**.

> **Dica:** O endereço pela metade também salva. Quem exige o endereço inteiro é a NF-e: na hora de emitir, o CNOTAS mostra o que falta.

![Seção Endereços do cadastro de cliente no CNOTAS com o endereço principal preenchido pelo CEP e o link Não sabe o CEP?](https://cnotas.com.br/imagens/ajuda/cadastros/cliente-cnotas-secao-enderecos.webp)

## Liberar crediário e condicional

As seções **Crediário (venda a prazo)** e **Condicional** aparecem quando o interruptor **Cliente** está ligado.

**Crediário** (o cliente leva agora e paga depois):

1. Ligue o interruptor **Crediário** (passa de **Bloqueado** para **Liberado**).
2. Informe o **Limite de crédito**: até quanto o cliente pode ficar devendo. Sem limite, o crediário não é liberado.
3. Se quiser, diga em **Por que mudou?** o motivo. Ele fica no **Histórico do crédito**.

Na venda, o limite conta o que o cliente já deve em contas a receber em aberto mais o valor da compra nova. Passou do limite, o CNOTAS não fecha o crediário.

**Condicional** (o cliente leva peças para experimentar e depois devolve ou compra):

1. Ligue **Pode levar condicional**.
2. Se quiser, informe o **Limite em valor com ele** (vazio é sem limite).
3. Se este cliente tiver um prazo diferente do da loja, ligue **Prazo diferente do da loja** e diga os dias.

Para suspender a condicional de quem já estava liberado, desligue o interruptor: o CNOTAS pede o motivo.

> **Atenção:** Mudar o crédito e a condicional do cliente pede permissões próprias no nível de acesso. Sem elas, ao salvar, o CNOTAS pede a **liberação por senha** de alguém autorizado.

![Seções Crediário e Condicional do cadastro de cliente no CNOTAS, com o crediário liberado, o limite de crédito e a condicional liberada](https://cnotas.com.br/imagens/ajuda/cadastros/cliente-cnotas-crediario-e-condicional.webp)

## Inativar um cliente

No CNOTAS, nenhum cliente é apagado. Ele é inativado: sai da venda e das buscas, e o histórico fica.

1. Em **Vendas › Clientes**, abra **Ações** na linha do cliente.
2. Escolha **Inativar** e confirme.

Também dá para usar o interruptor **Ativo** no alto do cadastro. Para ver os inativos na lista, abra **Mais filtros › Situação › Todas**. Para voltar a usar, escolha **Reativar** em **Ações**.

> **Importante:** O **Consumidor não identificado** é o cliente das vendas sem cliente. Ele é do sistema: não se altera nem se inativa.

## Cadastro rápido no PDV

Não precisa sair do caixa para cadastrar um cliente novo. Na venda aberta em **Vendas › PDV**:

1. Na coluna da direita, em **Cliente**, clique em **Escolher**.
2. Digite o nome, o telefone, o CPF ou o código. Se a pessoa já tiver cadastro, escolha na lista.
3. Não achou? Clique em **Cadastrar um cliente novo** (ou **Cadastrar com este telefone**, se você buscou pelo número).
4. Na janela **Cliente novo**, preencha o **Nome** (obrigatório) e, se quiser, o **Celular (com DDD)** e o **CPF**.
5. Clique em **Cadastrar e usar**. O cliente já entra na venda.

Se o celular digitado já for de alguém, o CNOTAS pergunta "É essa pessoa?": aperte `S` para usar a pessoa ou `N` para seguir com o cadastro novo. O endereço e o e-mail ficam para depois, no cadastro completo. Veja [como fazer uma venda no PDV](https://cnotas.com.br/ajuda/vender-no-pdv).

> **Dica:** Na troca de peças, o celular passa a ser obrigatório no cadastro rápido: é por ele que você acha o cliente e o vale dele depois.

![Janela Cliente novo no PDV do CNOTAS com Nome, Celular com DDD e CPF e o botão Cadastrar e usar](https://cnotas.com.br/imagens/ajuda/cadastros/cliente-cnotas-cliente-novo-no-pdv.webp)

## Mensagens de erro e como resolver

| Mensagem | O que fazer |
|---|---|
| "Este CPF já está cadastrado: …. Não precisa cadastrar de novo." | Clique em **Abrir o cadastro**. Se ele estiver inativo, reative em vez de cadastrar outro. |
| "CPF inválido." ou "CNPJ inválido." | Confira os números. Os dígitos verificadores não fecham. |
| "O CPF não combina com o tipo de pessoa: CPF é de pessoa física, CNPJ é de jurídica." | Escolha **Pessoa (CPF)** para CPF e **Empresa (CNPJ)** para CNPJ. |
| "Pessoa estrangeira não usa CPF: informe o documento dela (passaporte, cédula) ou mude o país." | O **País do documento** está como outro país. Volte para o Brasil ou digite o documento de lá. |
| "Este telefone já é de …. Se for da mesma casa (o telefone é dividido), pode salvar assim mesmo." | Se for outra pessoa da mesma casa, clique em **Salvar assim mesmo**. Se for a mesma pessoa, clique em **Voltar e conferir** e use o cadastro que já existe. |
| "Para liberar o crediário, informe o limite de crédito." | Preencha o **Limite de crédito** com um valor maior que zero. |
| "Contribuinte de ICMS exige inscrição estadual" | Preencha a **Inscrição estadual** ou mude o **Contribuinte do ICMS**. |
| "Diga por que está suspendendo a condicional" | Escreva o motivo no campo que aparece embaixo da condicional. |
| "Não encontramos dados para este documento. Preencha manualmente." | A consulta não achou nada. Digite os dados à mão. |
| "Consulta temporariamente limitada. Tente de novo em instantes." | A busca de documentos tem limite por hora. Espere um pouco ou preencha à mão. |
| "CEP não encontrado: preencha o endereço à mão." | Confira o CEP ou use **Não sabe o CEP?**. |
| "O crediário passa do limite de crédito do cliente." (na venda) | O que ele já deve mais esta compra passou do limite. Receba parte em outra forma ou aumente o limite no cadastro. |

## Perguntas frequentes

### Quais campos são obrigatórios no cadastro do cliente?

Só o nome. O CPF ou CNPJ, o telefone, o e-mail e o endereço são opcionais para salvar. Mas a NF-e só sai com o CPF ou CNPJ e o endereço completo, e o crediário só é liberado com um limite de crédito.

### Posso cadastrar dois clientes com o mesmo CPF?

Não. O CPF ou CNPJ é único na loja, mesmo que o outro cadastro esteja inativo. Ao terminar de digitar o documento, o CNOTAS avisa quem já tem esse número e oferece abrir o cadastro.

### Dois clientes podem ter o mesmo telefone?

Podem. Pessoas da mesma casa costumam dividir o telefone. O CNOTAS só avisa que o número já é de outra pessoa e pergunta se é a mesma. Se não for, é só salvar assim mesmo.

### Dá para excluir um cliente?

Não. O cliente é inativado, não apagado. Ele sai da venda e das buscas, mas o histórico de compras fica guardado. Para voltar a usar, é só reativar.

### Preciso cadastrar o cliente para vender?

Não. A venda sem cliente vai para o Consumidor não identificado. O cadastro é necessário para vender no crediário, para a condicional e para emitir a NF-e.

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