# Como trocar o nível de acesso de um funcionário (e remover da empresa)

> Troque o nível de acesso de um funcionário em Configurações › Usuários. Vale na hora e a pessoa é avisada por e-mail. Veja quem pode trocar e como remover da empresa.

Fonte: https://cnotas.com.br/ajuda/trocar-nivel-de-usuario · Atualizado em 2026-11-01 · Equipe CNOTAS

Para trocar o nível de acesso de um funcionário no CNOTAS, abra **Configurações › Usuários**, clique no campo da coluna **Nível de acesso** na linha da pessoa, marque os níveis novos e clique em **Aplicar**. A troca vale na hora, sem a pessoa precisar sair do sistema, e ela recebe um e-mail avisando. Só o Administrador troca níveis, e ninguém mexe no próprio acesso nem no do gestor da conta.

## Antes de começar

- **Só o Administrador** troca o nível e remove pessoas. Se você não é Administrador, peça a quem é.
- **O nível precisa estar ligado.** Só os níveis ligados aparecem na lista para marcar. Para ligar ou criar um nível, veja [como criar e ativar níveis de acesso](https://cnotas.com.br/ajuda/niveis-de-acesso).
- **Os níveis se somam.** A pessoa pode ter mais de um (por exemplo, Vendedor e Operador de caixa) e vale tudo o que cada um libera.

## Passo a passo

1. No menu, abra **Configurações › Usuários** e, no submenu, **Usuários**.
2. Na linha da pessoa, clique no campo da coluna **Nível de acesso**. Pelo teclado: ande com as setas até a linha e aperte `Enter`.
3. Marque os níveis que ela vai ter e desmarque os que vão sair. Use **Buscar nível…** se a lista for grande.
4. Clique em **Aplicar**.

Aparece a mensagem "Níveis de acesso alterados. A pessoa recebe um e-mail avisando." Se você aplicou os mesmos níveis que ela já tinha, a mensagem é "Nada mudou: os níveis já eram esses." Para desistir, clique em **Fechar**: nada é gravado.

![Configurações › Usuários do CNOTAS com o campo Nível de acesso aberto (passo 2), níveis marcados (passo 3) e Aplicar (passo 4)](https://cnotas.com.br/imagens/ajuda/usuarios-e-configuracoes/trocar-nivel-de-usuario-cnotas-campo-nivel.webp)

### Como funciona a marcação

- Você pode marcar **um ou mais** níveis. O **Aplicar** fica apagado se nenhum estiver marcado: ninguém fica sem nível.
- O **Administrador** vai **sozinho**, porque já tem tudo. Marcar o Administrador desmarca os outros, e marcar outro nível tira o Administrador.

> **Atenção:** Dar o nível **Administrador** a alguém libera tudo, inclusive trocar o nível dos outros, remover pessoas e mexer no certificado digital. Dê só a quem cuida da loja com você.

## O que acontece depois da troca

- **Vale na hora.** O sistema já confere o nível novo na próxima ação da pessoa.
- **As telas abertas dela se atualizam.** O CNOTAS recarrega o acesso nas telas abertas, sem precisar sair e entrar de novo: o que ela perdeu some do menu, e o que ganhou aparece.
- **Ela recebe um e-mail** avisando quem alterou e quais são os níveis novos.
- **Convite ainda pendente?** Dá para trocar o nível de quem ainda não aceitou o convite. Vale quando a pessoa entrar.

> **Dica:** Precisa liberar uma coisa só, uma vez (um desconto maior, um cancelamento)? Não troque o nível: use a [liberação por senha](https://cnotas.com.br/ajuda/liberacao-por-senha). Quem pode digita a senha e a ação passa, sem mudar o nível de ninguém.

## Quem não tem o nível trocado

Em três linhas a coluna **Nível de acesso** aparece só como texto, sem o campo para trocar:

| Na lista | Por quê |
|---|---|
| Selo **Gestor** | É o dono da conta. Ele não perde o acesso nem troca de nível. |
| **(você)** ao lado do nome | Ninguém mexe no próprio acesso. Peça a outro Administrador. |
| Situação **Removido** | A pessoa não está mais na empresa. Para voltar, convide de novo. |

## Remover da empresa

Quando o funcionário sai da loja, em vez de trocar o nível, remova o acesso: na linha da pessoa, abra **Ações** e clique em **Remover da empresa**. Ela perde o acesso na hora, recebe um e-mail e o histórico do que fez continua no sistema. O gestor e você mesmo não aparecem com essa opção. O passo a passo, e como chamar a pessoa de volta depois, estão em [como convidar um funcionário](https://cnotas.com.br/ajuda/convidar-usuarios#remover-alguem-da-empresa).

## Nível desligado e a pessoa que o usa

Quando um nível é desligado em **Níveis de acesso**, quem o tem perde na hora o que ele libera e fica com os outros níveis. O CNOTAS não deixa desligar o nível que é o único de alguém: troque o nível dessas pessoas antes, como neste artigo. Veja [desligar um nível](https://cnotas.com.br/ajuda/niveis-de-acesso#desligar-um-nivel).

## Mensagens de erro mais comuns

| Mensagem | O que fazer |
|---|---|
| Só o Administrador da empresa pode fazer isso. | Seu usuário não é Administrador. Peça a quem é. |
| O gestor da empresa não pode ser removido nem ter o nível alterado. | O gestor é o dono da conta e fica sempre com o acesso dele. |
| Você não pode remover nem alterar o seu próprio acesso. Peça a outro administrador. | Outra pessoa com o nível Administrador precisa fazer a troca. |
| Nível de acesso não encontrado. | O nível foi desligado enquanto você escolhia. Atualize a tela e escolha outro, ou ligue o nível de novo. |
| Esta pessoa não faz parte da empresa. | A pessoa foi removida. Para dar acesso de novo, convide outra vez. |

## Perguntas frequentes

### Quem pode trocar o nível de acesso de um funcionário no CNOTAS?

Só quem tem o nível Administrador. Para os outros usuários, a troca responde "Só o Administrador da empresa pode fazer isso."

### O funcionário precisa sair e entrar de novo para valer o nível novo?

Não. A troca vale na hora. As telas abertas dele recarregam o acesso sozinhas, e o menu passa a mostrar só o que o nível novo libera.

### Por que não consigo trocar o meu próprio nível?

Ninguém mexe no próprio acesso no CNOTAS. Peça a outro Administrador da empresa para fazer a troca.

### Dá para tirar o Administrador do dono da conta?

Não. O gestor, o dono da conta, tem o selo Gestor na lista e não pode ser removido nem ter o nível trocado.

### O funcionário saiu da loja. Troco o nível ou removo?

Remova da empresa. Ele perde o acesso na hora, é avisado por e-mail e o histórico do que fez continua no sistema. Se voltar, é só convidar de novo.

---

O CNOTAS é um sistema de gestão (ERP) online com emissor de nota fiscal (NF-e e NFC-e), frente de caixa (PDV), controle de estoque com grade, condicional, compras e financeiro, desenvolvido pela EMS Tecnologia (no mercado desde 2008, criadora da Mheads). Teste grátis de 7 dias, sem cartão.