# Como criar e ativar níveis de acesso

> Como ligar os níveis sugeridos (caixa, vendedor, financeiro, estoquista), criar um nível do zero, marcar as telas e definir o limite de desconto no CNOTAS.

Fonte: https://cnotas.com.br/ajuda/niveis-de-acesso · Atualizado em 2026-11-01 · Equipe CNOTAS

**Videoaula:** https://www.youtube.com/watch?v=NEsKZ-l3oxA

Para criar um nível de acesso no CNOTAS, vá em **Configurações › Usuários**, abra a aba **Níveis de acesso** e clique no **+** (Novo nível de acesso). Escolha uma função pronta ou **Do zero**, marque o que a pessoa pode fazer em cada tela e clique em **Salvar**. Se a sua loja só precisa de caixa, vendedor, financeiro ou estoquista, nem precisa criar: esses níveis já existem, desligados, e basta ligar.

> **Dica:** O nível de acesso é o "crachá" do funcionário: define as telas que ele vê e o que pode mudar em cada uma. Depois de pronto, você escolhe o nível ao [convidar a pessoa](https://cnotas.com.br/ajuda/convidar-usuarios).

## Antes de começar

- **Só o Administrador** cria, altera, liga e desliga níveis. Quem não é Administrador vê a lista, mas os botões ficam travados.
- **Os níveis se somam.** Uma pessoa pode ter mais de um nível, e vale a soma das permissões. Às vezes é mais simples dar dois níveis prontos do que montar um novo.
- **O que não está no seu plano não aparece** na lista de permissões. Se a loja mudar de plano, o nível se ajusta sozinho.

## Os níveis que já vêm prontos

Toda empresa nasce com cinco níveis:

| Nível | Como vem | Para quem |
|---|---|---|
| **Administrador** | Ligado. É do sistema e não se altera. | Quem cuida da loja: pode tudo. |
| **Operador de caixa** | Sugerido, desligado | Quem fica no caixa. |
| **Vendedor** | Sugerido, desligado | Quem atende e vende. |
| **Financeiro** | Sugerido, desligado | Quem cuida das contas. |
| **Estoquista** | Sugerido, desligado | Quem recebe mercadoria e cuida do estoque. |

Os sugeridos aparecem com o selo **Sugerido** e já trazem as permissões recomendadas para a função. O Vendedor e o Operador de caixa, por exemplo, não veem o custo dos produtos. O Estoquista vê o custo e ajusta o estoque, mas não muda o preço.

![Lista de níveis de acesso do CNOTAS com o Administrador (coroa) e os níveis sugeridos Estoquista, Financeiro, Operador de caixa e Vendedor com a chave de ligar](https://cnotas.com.br/imagens/ajuda/usuarios-e-configuracoes/niveis-de-acesso-cnotas-lista-de-niveis.webp)

## Como ligar um nível sugerido

1. No menu, abra **Configurações › Usuários**.
2. Clique na aba **Níveis de acesso**.
3. Se quiser conferir antes, clique no nível para abrir as permissões dele.
4. Na linha do nível, clique na chave para ligar.

O nível passa a aparecer na hora de convidar ou trocar o nível de uma pessoa. Ligar o primeiro nível além do Administrador também conclui a pendência **Criar um nível de acesso** do Início.

> **Dica:** Use o filtro **Ligados / Desligados** no alto da lista para ver só os que estão em uso.

## Como criar um nível novo

1. Em **Configurações › Usuários › Níveis de acesso**, clique no **+** (Novo nível de acesso).
2. Na janela **Novo nível: que tipo de funcionário?**, escolha uma função (o nível já vem com o que ela costuma fazer) ou **Do zero** (nada marcado).
3. Preencha o **Nome** (por exemplo, "Vendedor da manhã") e, se quiser, **Para que serve**.
4. Defina o desconto (veja abaixo).
5. Em cada área, escolha o que a pessoa pode fazer em cada tela.
6. Clique em **Salvar**.

> **Atenção:** Escolheu uma função que já existe pronta e desligada? A janela avisa: "Já existe pronto (desligado)". Nesse caso, é mais fácil ligar o sugerido na lista do que criar outro igual.

![Janela Novo nível do CNOTAS com os cartões das funções Estoquista, Financeiro, Operador de caixa e Vendedor e o cartão tracejado Do zero](https://cnotas.com.br/imagens/ajuda/usuarios-e-configuracoes/niveis-de-acesso-cnotas-janela-novo-nivel.webp)

## Como marcar as permissões

A página do nível mostra as áreas na mesma ordem do menu (Início, Vendas, Estoque, Financeiro, Notas fiscais, Configurações). Clique numa área para abrir. O resumo ao lado ("3 de 7 telas") mostra quantas telas ela libera.

Em cada tela, escolha uma das posições:

| Posição | O que a pessoa faz |
|---|---|
| **Não usa** | A tela nem aparece no menu. |
| **Só olha** | Abre e consulta, sem mudar nada. |
| **Usa** | Consulta, inclui e altera. |
| **Tudo** | Também inativa e o resto (cancelar, imprimir, dar baixa…). |

Algumas telas têm o botão **Mais**, com permissões finas em forma de chave (por exemplo, a sangria e o suprimento do caixa, ou ver o custo do produto). O botão **Personalizar** mostra as ações uma a uma, para uma combinação diferente das quatro posições.

Não acha uma permissão? Use a busca **Procurar uma tela ou permissão** (por exemplo: desconto, custo, caixa).

> **Importante:** O bloco **Cuidado: só para quem administra** reúne o certificado digital, o CSC, as liberações por senha e os dados da empresa. Dê só a quem cuida da loja.

![Página de um nível de acesso no CNOTAS com Nome, Para que serve, os descontos e a área Vendas aberta com Não usa, Só olha, Usa e Tudo em cada tela](https://cnotas.com.br/imagens/ajuda/usuarios-e-configuracoes/niveis-de-acesso-cnotas-pagina-do-nivel.webp)

## Desconto: o que a pessoa dá sozinha e até quanto libera

Na página do nível há dois campos de desconto, que valem na venda e na condicional:

| Campo | O que é |
|---|---|
| **Desconto que dá sozinho (%)** | O desconto que a pessoa dá sem pedir a ninguém. |
| **Até quanto libera (%)** | Para quem tem a permissão de desconto: até quanto essa pessoa autoriza para outro funcionário. |

Exemplo: o vendedor dá até 5% sozinho. Se tentar 10%, o CNOTAS pede a [liberação por senha](https://cnotas.com.br/ajuda/liberacao-por-senha) de alguém cujo **Até quanto libera** seja de 10% ou mais.

## Nível sugerido mudado: como voltar ao recomendado

Quando você altera um nível sugerido, ele ganha o selo **mudado** na lista. Dentro dele, os itens recomendados que estão desmarcados ficam com a borda tracejada. Para desfazer tudo, clique em **Restaurar o recomendado**: o nível volta às permissões e ao nome sugeridos, e a mudança vale na hora para quem o tem.

## Desligar um nível

Clique na chave da linha e confirme. Quem tem esse nível perde na hora o que ele libera. O nível não se apaga: dá para ligar de novo depois.

> **Atenção:** O CNOTAS não deixa desligar o nível que é o **único** de alguém, porque a pessoa ficaria sem acesso. Troque o nível dessas pessoas em **Configurações › Usuários** antes.

## Mensagens de erro mais comuns

| Mensagem | O que fazer |
|---|---|
| Dê um nome ao nível (ex.: Vendedor) | Preencha o **Nome** com pelo menos 2 letras. |
| Marque ao menos uma permissão: um nível sem nada não abre tela nenhuma. | Escolha **Só olha**, **Usa** ou **Tudo** em pelo menos uma tela. |
| Este nível é o único de algumas pessoas. Troque os níveis delas antes de inativá-lo. | A mensagem traz os nomes. Dê outro nível a essas pessoas e desligue depois. |
| Você só pode conceder permissões que você mesmo tem. | A mensagem lista o que falta. Peça ao Administrador para fazer a mudança. |
| Este registro é reservado do sistema: esta alteração não é permitida. | É o Administrador: ele não se altera nem se desliga. |
| ... não faz parte do plano da empresa. Faça um upgrade para usar. | Essa tela é de outro plano. O gestor da conta pode trocar o plano em **Assinatura**. |
| Só o Administrador da empresa pode fazer isso. | Seu usuário não é Administrador. Peça a quem é. |

## Perguntas frequentes

### O CNOTAS já vem com níveis de acesso prontos?

Sim. Toda empresa nasce com o Administrador e com quatro níveis sugeridos, Operador de caixa, Vendedor, Financeiro e Estoquista, que vêm desligados. Ligue os que a sua loja usa em Configurações › Usuários › Níveis de acesso.

### Posso dar mais de um nível para a mesma pessoa?

Pode. As permissões dos níveis se somam. Uma pessoa com Vendedor e Operador de caixa pode fazer tudo o que cada um dos dois libera. Só o Administrador vai sozinho, porque já tem tudo.

### Como limitar o desconto que o vendedor pode dar?

No nível dele, preencha Desconto que dá sozinho (%). Acima desse valor, o sistema pede a liberação por senha de alguém que pode. Quem tem a permissão de desconto libera até o Até quanto libera (%) do próprio nível.

### Por que não consigo alterar o nível Administrador?

O Administrador é do sistema. Ele tem acesso a tudo e não se altera nem se desliga.

### Quem pode criar ou mudar um nível de acesso?

Só quem tem o nível Administrador. Os outros usuários veem a lista, mas não alteram.

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