# Como convidar um funcionário para usar o sistema > Como convidar um funcionário para o CNOTAS em Configurações › Usuários, escolher o nível de acesso, reenviar o convite vencido e remover quem saiu da loja. Fonte: https://cnotas.com.br/ajuda/convidar-usuarios · Atualizado em 2026-11-01 · Equipe CNOTAS **Videoaula:** https://www.youtube.com/watch?v=zkHwPwLSIWM Para convidar um funcionário no CNOTAS, vá em **Configurações › Usuários**, clique no **+** (Convidar pessoa), preencha o nome completo, o e-mail e o nível de acesso e clique em **Enviar convite**. A pessoa recebe um e-mail com o convite, que vale 7 dias, e entra no sistema da sua loja depois de aceitar. Todos os planos têm usuários ilimitados. > **Dica:** Antes de convidar, deixe pronto o nível que a pessoa vai usar (vendedor, caixa, financeiro…). Veja [como criar e ativar níveis de acesso](https://cnotas.com.br/ajuda/niveis-de-acesso). ## Antes de começar - **Só o Administrador** convida, troca o nível e remove pessoas. - **Cada pessoa com o seu e-mail.** O e-mail é o login dela, e tudo o que ela fizer fica registrado com o nome dela. Não compartilhe um usuário entre funcionários. - **Ligue o nível antes.** No convite só aparecem os níveis ligados. ## Passo a passo 1. No menu, abra **Configurações › Usuários**. 2. Clique no **+** (Convidar pessoa), no alto da lista. 3. Preencha o **Nome completo** da pessoa. 4. Preencha o **E-mail**. É com ele que a pessoa vai entrar no sistema. 5. Em **Nível de acesso**, marque um ou mais níveis. 6. Se quiser, preencha a **Função** (por exemplo, "Vendedora da manhã"). Ela aparece no e-mail do convite; sem ela, vai o nome do nível. 7. Clique em **Enviar convite**. Aparece a mensagem "Convite enviado por e-mail. Ele vale 7 dias." e a pessoa entra na lista com a situação **Convite pendente**. ![Janela Convidar pessoa do CNOTAS com Nome completo, E-mail, Nível de acesso com dois níveis marcados e Função](https://cnotas.com.br/imagens/ajuda/usuarios-e-configuracoes/convidar-usuarios-cnotas-janela-convidar-pessoa.webp) ## O que a pessoa recebe A pessoa recebe um e-mail avisando que foi convidada para a empresa no CNOTAS. Quem ainda não tem conta cria a senha pela página do convite. Quem já tem conta (por exemplo, já trabalha em outra loja que usa o CNOTAS) usa a senha de sempre. Quando a pessoa aceita o convite e entra no sistema, ela passa para **Ativo** na lista. ## As situações na lista | Situação | O que quer dizer | |---|---| | **Ativo** | A pessoa já entra no sistema da loja. | | **Convite pendente** | O convite foi enviado e ainda vale. Falta a pessoa aceitar. | | **Convite vencido** | Passaram os 7 dias sem a pessoa aceitar. Mande de novo. | | **Removido** | A pessoa não entra mais na loja. | O filtro no alto da lista mostra **Na empresa** (ativos e convites, o padrão), **Convites**, **Removidos** ou **Todos**. O selo **Gestor** marca o dono da conta, que cuida do plano e do pagamento. ![Lista de usuários do CNOTAS com pessoas ativas, convites pendentes e o selo Gestor na linha do dono da conta](https://cnotas.com.br/imagens/ajuda/usuarios-e-configuracoes/usuarios-cnotas-lista-com-gestor-e-convite-pendente.webp) ## Mandar o convite de novo Quando o convite venceu ou não chegou: 1. Na linha da pessoa, clique em **Ações**. 2. Clique em **Mandar o convite de novo**. 3. Confirme em **Mandar**. Vai o mesmo convite, com os mesmos níveis, valendo mais 7 dias. > **Dica:** Convite que não chega quase sempre é e-mail digitado errado ou caixa de spam. O CNOTAS confere o e-mail antes de enviar e avisa quando ele parece errado (por exemplo, "gmaill.com"). ## Trocar o nível de uma pessoa 1. Na linha da pessoa, clique no campo da coluna **Nível de acesso**. 2. Marque ou desmarque os níveis. 3. Clique em **Aplicar**. A mudança vale na hora, e a pessoa recebe um e-mail avisando dos níveis novos. ## Remover alguém da empresa 1. Na linha da pessoa, clique em **Ações**. 2. Clique em **Remover da empresa** e confirme. A pessoa perde o acesso na hora e é avisada por e-mail. O histórico do que ela fez continua no sistema. Se ela voltar a trabalhar na loja, é só convidar de novo. > **Atenção:** O **gestor** (o dono da conta) não pode ser removido nem ter o nível trocado. E ninguém mexe no próprio acesso: para mudar o seu, peça a outro Administrador. ## Mensagens de erro mais comuns | Mensagem | O que fazer | |---|---| | Escreva o nome da pessoa | Preencha o **Nome completo** (pelo menos 3 letras). | | Escreva o e-mail da pessoa (ex.: ana@gmail.com) | O e-mail está vazio ou incompleto. | | Escolha ao menos um nível de acesso | Marque um nível. Se a lista está vazia, ligue um em **Níveis de acesso**. | | Este e-mail está certo? (Você quis dizer ...?) | O e-mail parece ter uma letra errada depois do @. Clique em **Sim, usar** a sugestão, em **Está certo como digitei** ou em **Voltar e corrigir**. | | O e-mail ... não existe: o domínio dele não recebe e-mail. | O endereço depois do @ não existe. Corrija o e-mail. | | Esta pessoa já tem acesso a esta empresa. | Ela já está na lista. Para mudar o que ela faz, troque o nível. | | O gestor da empresa não pode ser removido nem ter o nível alterado. | O gestor sempre fica com acesso total. | | Você não pode remover nem alterar o seu próprio acesso. Peça a outro administrador. | Outra pessoa com o nível Administrador precisa fazer a mudança. | | Só o Administrador da empresa pode fazer isso. | Seu usuário não é Administrador. Peça a quem é. | ## Perguntas frequentes ### Quantos usuários posso ter no CNOTAS? Todos os planos têm usuários ilimitados. Você pode convidar quantas pessoas a loja precisar, cada uma com o seu nível de acesso. ### Quanto tempo vale o convite? 7 dias. Se a pessoa não aceitar nesse prazo, a situação vira Convite vencido e você manda de novo pela linha dela, em Ações, Mandar o convite de novo. ### O funcionário não recebeu o e-mail do convite. O que faço? Peça para ele olhar a caixa de spam e confira se o e-mail está escrito certo. Depois mande o convite de novo pela linha dele. O convite reenviado vale mais 7 dias. ### Posso usar o mesmo e-mail para dois funcionários? Não. Cada pessoa entra com o próprio e-mail, que é o login dela. Assim cada venda e cada alteração ficam registradas com quem fez. ### O funcionário saiu da loja. Como tiro o acesso dele? Em Configurações › Usuários, na linha da pessoa, abra Ações e clique em Remover da empresa. Ela perde o acesso na hora e recebe um aviso por e-mail. --- O CNOTAS é um sistema de gestão (ERP) online com emissor de nota fiscal (NF-e e NFC-e), frente de caixa (PDV), controle de estoque com grade, condicional, compras e financeiro, desenvolvido pela EMS Tecnologia (no mercado desde 2008, criadora da Mheads). Teste grátis de 7 dias, sem cartão.