# Como cadastrar um fornecedor

> Cadastre o fornecedor em Estoque › Fornecedores pelo CNPJ, com a busca dos dados, ou direto pela nota de compra com o botão Cadastrar com os dados da nota.

Fonte: https://cnotas.com.br/ajuda/cadastrar-fornecedor · Atualizado em 2026-11-01 · Equipe CNOTAS

**Videoaula:** https://www.youtube.com/watch?v=tDYreGBkLug

Os fornecedores do CNOTAS ficam em **Estoque › Fornecedores**. Para cadastrar, clique no **+** no fim da barra, digite o CNPJ, clique na lupa para buscar os dados, confira e clique em **Salvar**. Se você vai lançar uma compra pela nota do fornecedor, nem precisa cadastrar antes: o botão **Cadastrar com os dados da nota** faz isso na hora.

> **Dica:** Na videoaula, o menu aparece como "Cadastros › Clientes e fornecedores". Hoje os fornecedores ficam em **Estoque › Fornecedores** e os clientes em **Vendas › Clientes**. As duas abrem a mesma tela de cadastro.

![Lista de fornecedores do CNOTAS com a busca, o filtro Mostrar em Só fornecedores e o botão + para cadastrar fornecedor](https://cnotas.com.br/imagens/ajuda/cadastros/fornecedor-cnotas-lista-de-fornecedores.webp)

## Passo a passo

1. Abra **Estoque › Fornecedores**.
2. Clique no **+** no fim da barra (**Nova pessoa (cliente ou fornecedor)**). Aberta por aqui, a página já nasce com o interruptor **Fornecedor** ligado.
3. Em **Documento**, deixe **Empresa (CNPJ)** e digite o CNPJ. Se ele já estiver cadastrado, o CNOTAS avisa e mostra **Abrir o cadastro**.
4. Aperte Enter ou clique na lupa para buscar os dados do CNPJ (nome, razão social, inscrição estadual, telefones e endereços). A consulta só preenche o que está vazio.
5. Confira o **Nome fantasia**, a **Razão social** e a seção **Impostos (nota fiscal)**.
6. Complete o **Contato** e os **Endereços**, se faltar algo.
7. Clique em **Salvar**.

![Cadastro de fornecedor no CNOTAS com a chave Fornecedor ligada, o CNPJ e a seção Dados da empresa preenchida](https://cnotas.com.br/imagens/ajuda/cadastros/fornecedor-cnotas-cadastro-com-dados-da-empresa.webp)

O fornecedor pode ser pessoa física também (um artesão, por exemplo): escolha **Pessoa (CPF)** e digite o CPF.

## O que muda em relação ao cliente

A tela é a mesma de [como cadastrar um cliente](https://cnotas.com.br/ajuda/cadastrar-cliente), com estas diferenças:

| | Cliente | Fornecedor |
|---|---|---|
| Onde fica no menu | **Vendas › Clientes** | **Estoque › Fornecedores** |
| Interruptor ligado ao criar | **Cliente** | **Fornecedor** |
| Crediário e condicional | aparecem | não aparecem (só com **Cliente** ligado) |
| Tabela de preço | aparece, se a loja usa mais de uma | não aparece |
| **Regime da empresa** (CNPJ) | opcional | vem sozinho da nota do fornecedor ao importar a compra |
| Onde é escolhido | na venda, no orçamento e na nota | na compra e nas contas a pagar |

Para o cadastro salvar, basta o nome e um dos dois interruptores ligados. Um cadastro pode ser **Cliente** e **Fornecedor** ao mesmo tempo. Na lista, o ícone ao lado do código mostra o papel: a pessoa para cliente, o caminhão para fornecedor.

## Cadastrar o fornecedor pela nota de compra

Quando a nota do fornecedor chega e ele ainda não tem cadastro, o CNOTAS mostra o aviso "… ainda não tem cadastro." no lugar do fornecedor. Aparece em dois lugares:

- ao lançar a compra pela nota (XML ou nota que veio da SEFAZ), em **Estoque › Compras**;
- ao lançar uma nota de **Estoque › Compras › Notas destinadas** direto em contas a pagar.

Nos dois, clique em **Cadastrar com os dados da nota**. O CNOTAS cria o fornecedor com o CNPJ, a razão social, o nome fantasia, a inscrição estadual, o telefone e o endereço que estão na nota, e já usa ele.

> **Dica:** Se o CNPJ da nota já tiver cadastro na loja, o CNOTAS não cria outro: usa o que existe. Na lançada direto em contas a pagar, o aviso é "… já tinha cadastro: usando ele".

> **Dica:** O fornecedor já existe com outro nome? Nas notas destinadas, clique em **Já tem cadastro com outro nome? Escolher** e busque por ele.

Na compra lançada à mão (sem nota), não há dados para copiar: o fornecedor se escolhe pelo nome, CNPJ ou código. Se ele não existir, a lista mostra **Cadastrar fornecedor**, que abre o cadastro em outra aba, já como fornecedor. Salve e busque de novo na compra, que fica guardada.

## Inativar um fornecedor

1. Em **Estoque › Fornecedores**, abra **Ações** na linha do fornecedor.
2. Escolha **Inativar** e confirme.

O histórico fica. Para ver os inativos, abra **Mais filtros › Situação › Todas**. Para voltar a usar, escolha **Reativar**.

## Mensagens de erro e como resolver

| Mensagem | O que fazer |
|---|---|
| "Este CNPJ já está cadastrado: …. Não precisa cadastrar de novo." | Clique em **Abrir o cadastro**. Se for também cliente, ligue o interruptor **Fornecedor** nele em vez de criar outro. |
| "Marque se é cliente, fornecedor ou os dois." | Ligue o interruptor **Fornecedor** (ou **Cliente**) no alto da página. |
| "CNPJ inválido." | Confira os números do CNPJ. |
| "O CNPJ não combina com o tipo de pessoa: CPF é de pessoa física, CNPJ é de jurídica." | Escolha **Empresa (CNPJ)** antes de digitar. |
| "Contribuinte de ICMS exige inscrição estadual" | Preencha a **Inscrição estadual** ou mude o **Contribuinte do ICMS**. |
| "O fornecedor está inativo: reative o cadastro dele ou escolha outro." | Reative o fornecedor em **Estoque › Fornecedores** (**Ações › Reativar**) e tente de novo. |
| "Não encontramos dados para este documento. Preencha manualmente." | A consulta do CNPJ não achou nada. Digite os dados à mão. |
| "Consulta temporariamente limitada. Tente de novo em instantes." | A busca de documentos tem limite por hora. Espere um pouco ou preencha à mão. |

## Perguntas frequentes

### O fornecedor e o cliente são cadastros diferentes no CNOTAS?

Não. Os dois usam a mesma tela de pessoas. O que muda é o interruptor Fornecedor ou Cliente no alto do cadastro. Uma empresa que vende para você e também compra de você fica com os dois ligados, num cadastro só.

### Preciso cadastrar o fornecedor antes de lançar a compra?

Não. Ao importar a nota do fornecedor, se ele ainda não tiver cadastro, o CNOTAS mostra o botão Cadastrar com os dados da nota e cria o fornecedor com o CNPJ, a razão social, a inscrição estadual, o telefone e o endereço da nota.

### Posso cadastrar o mesmo CNPJ duas vezes?

Não. O CPF ou CNPJ é único na loja, mesmo com o outro cadastro inativo. Ao digitar o documento, o CNOTAS avisa quem já tem esse número e oferece abrir o cadastro.

### O que acontece quando inativo um fornecedor?

Ele sai das buscas e não pode ser escolhido numa compra nova. As compras e as contas antigas dele continuam no histórico. Para voltar a usar, reative o cadastro.

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